Vom Angebot bis zur laufenden Kundenkommunikation — wiederholbare Abläufe für Agenturen, Ingenieur- und Planungsbüros, Anlagenbau und Beratungen.
Der Weg von der ersten Anfrage bis zum laufenden Kundenverhältnis besteht aus einigen wenigen Momenten, in denen spätere Probleme entstehen oder vermieden werden: bei der Qualifizierung der Anfrage, bei der Abgrenzung des Leistungsumfangs im Angebot, beim Kick-off und in der Frage, wie Änderungswünsche behandelt werden. Wo diese Momente nicht als Prozess festgelegt sind, entscheidet jede Person sie unterschiedlich — und das Ergebnis hängt davon ab, wer gerade zuständig war.
Die Systeme in diesem Bereich legen genau diese Punkte fest, ohne den Kundenkontakt zu schematisieren. Sie geben Reihenfolge, Zuständigkeit und Formulierungshilfe vor; die inhaltliche Arbeit bleibt Ihre.
Die drei Bausteine greifen chronologisch ineinander: Angebot → Projektstart → laufende Kommunikation. Jeder ist einzeln einsetzbar.
Von der Anfrage bis zur Unterschrift ein Prozess statt zwölf Einzelentscheidungen.
Notion-SOP + Excel + Word + Textbausteine
Die ersten 14 Tage nach Auftragserteilung als wiederholbarer Ablauf.
Notion-SOP + RACI-Excel
Feste Kommunikationsregeln ab Kick-off — Frequenz, Kanäle, Eskalation.
Notion-SOP + Excel + Word + 30 Textbausteine
Die Vorlagen sind keine CRM-Software und ersetzen keine Vertriebsdatenbank. Sie strukturieren den Ablauf und liefern die Dokumente dazu — wo bereits ein CRM im Einsatz ist, lässt sich der Prozess darin abbilden.
Sie enthalten ebenso keine Vertragstexte. Angebotsvorlagen und Textbausteine sind kaufmännisch formuliert, nicht juristisch geprüft. Für verbindliche Vertragsbestandteile gehört eine anwaltliche Prüfung dazu.
Standardisiert wird der Ablauf, nicht der Inhalt: Wer qualifiziert eine Anfrage, welche Informationen müssen vor der Kalkulation vorliegen, wer gibt frei, nach wie vielen Tagen wird nachgefasst. Die inhaltliche Ausgestaltung bleibt individuell — unterstützt durch Textbausteine, die wiederkehrende Passagen abdecken und die Bearbeitungszeit senken, ohne das Angebot generisch zu machen.
Vier Dinge: der abgegrenzte Leistungsumfang in schriftlicher Form, die Ansprechpartner und Entscheidungsbefugnisse auf beiden Seiten, der Kommunikations- und Freigaberhythmus sowie die Regel, wie mit Änderungswünschen umgegangen wird. Der letzte Punkt wird am häufigsten übersprungen und verursacht später den meisten Aufwand.
Ein erster Kontakt innerhalb der ersten Woche nach Versand ist in den meisten Fällen unauffällig und wirksam. Ab etwa zwei Wochen ohne Reaktion sinkt die Abschlusswahrscheinlichkeit deutlich, ohne dass der Vorgang formal verloren wäre — deshalb gehört an dieser Stelle eine bewusste Entscheidung hin: nachfassen, anpassen oder schließen.