Excel-Modelle und Schritt-für-Schritt-SOPs für Ingenieur- und Planungsbüros, Anlagenbau, Agenturen und Beratungen — entwickelt für Teams von 5 bis 50 Mitarbeitenden, ebenso einsetzbar in jedem weiter wachsenden Unternehmen.
In projektgetriebenen Betrieben entsteht der Margenverlust selten an einer großen Stelle. Er entsteht in vielen kleinen: ein Stundensatz, der seit drei Jahren fortgeschrieben wird, obwohl Personalkosten und unproduktive Zeit gestiegen sind. Eine Zusatzleistung, die im Telefonat zugesagt und nie in Rechnung gestellt wurde. Ein Kunde, dessen Konditionen aus einer Zeit stammen, in der die Auftragslage schlechter war. Einzeln fällt keiner dieser Punkte auf. Zusammen erklären sie, warum ein ausgelastetes Büro am Jahresende weniger verdient als erwartet.
Das Problem ist dabei fast nie fehlendes Wissen. Die meisten Geschäftsführer wissen genau, dass ihre Kalkulation überprüft gehört und dass Nachträge konsequenter durchgesetzt werden müssten. Was fehlt, ist ein Ablauf, der das ohne Projekt neben dem Projekt möglich macht — und ein Rechenmodell, das man nicht erst selbst bauen muss.
Genau dafür sind die folgenden vier Systeme gebaut. Sie sind keine leeren Tabellenblätter mit Beschriftungszeile, sondern vollständig durchgerechnete Modelle mit hinterlegter Logik, Ampelbewertung und einer schriftlichen Anleitung, in welcher Reihenfolge welche Zahl eingetragen wird. Jedes ist einzeln einsetzbar; zusammen decken sie den kaufmännischen Kern des Projektgeschäfts ab.
Die Vorlagen richten sich an Betriebe, deren Umsatz aus abgegrenzten Projekten mit eigener Kalkulation entsteht: Ingenieur- und Planungsbüros, die Leistungsphasen kalkulieren und dabei zwischen Honorarordnung und freier Vereinbarung navigieren. Anlagenbau und technische Dienstleister, bei denen Änderungswünsche im laufenden Projekt zur Regel gehören. Agenturen und Beratungen, die Festpreise anbieten und den Aufwand dahinter selbst tragen. Gemeinsam ist ihnen, dass sie Kapazität verkaufen, ihre Kosten aber nicht projektscharf sehen.
Nicht geeignet sind die Modelle für Serienfertigung, Handel oder Betriebe ohne projektbezogene Zeiterfassung — dort greift eine andere Kostenlogik.
Vollkosten, Stundensatz und Auslastung in einem Modell — mit Nachkalkulation je Projekt.
Excel + Notion-SOP + PPTX
Mehraufwand früh erkennen, sauber dokumentieren und beim Kunden durchsetzen.
Excel + Notion-SOP + E-Mail-Vorlagen
Preisanpassung vorbereiten, ankündigen und im Gespräch halten — ohne Kunden zu verlieren.
Notion-SOP + Excel + 8 Briefvorlagen
Quartalsweise prüfen, welche Kunden tragen — und welche stillschweigend Marge kosten.
Notion-SOP + Excel + PPTX
Klarheit vorab spart Enttäuschung: Die Modelle ersetzen keine Buchhaltung und keine Steuerberatung. Sie rechnen kalkulatorisch, nicht bilanziell — die Zahlen, die hineingehen, kommen aus Ihrer Kostenrechnung.
Sie ersetzen ebenso keine rechtliche Prüfung. Das Nachtragssystem arbeitet mit kaufmännischer und kommunikativer Logik; Nachträge nach VOB/B unterliegen eigenen formalen und fristgebundenen Anforderungen und sind bewusst nicht Gegenstand der Vorlagen. Wo ein Projekt an normgebundene Sachverhalte grenzt, gehört eine fachliche oder juristische Prüfung dazu.
Und sie sind keine Software. Es gibt kein Abonnement, keine Anbindung an Ihre Zeiterfassung und keine automatische Datenaktualisierung. Die Modelle laufen in Excel und Notion, gehören nach dem Kauf Ihnen und lassen sich an Ihre Struktur anpassen.
Belastbar wird ein Stundensatz erst, wenn zwei Größen getrennt gerechnet werden: der Kostensatz, der sämtliche Personal- und Gemeinkosten auf die tatsächlich verrechenbaren Stunden verteilt, und der Zielsatz, der die gewünschte Marge aufschlägt. Entscheidend ist der Nenner — nicht die Jahresarbeitszeit, sondern die Netto-Kapazität nach Urlaub, Krankheit, Weiterbildung und interner Zeit. Der Projekt-Kalkulator rechnet beide Sätze parallel und weist über eine Kontrollspalte zurück, welche Marge ein gegebener Preis tatsächlich ergibt.
Sobald mehr als zwei Projekte parallel laufen und mehr als drei Personen Stunden darauf buchen. Bei kleineren Konstellationen trägt das Bauchgefühl noch; darunter verschiebt sich Aufwand still zwischen Projekten, ohne dass es jemand bemerkt. Die Nachkalkulation muss dabei nicht monatlich stattfinden — einmal je abgeschlossenem Projekt reicht, solange sie überhaupt stattfindet und die Abweichung zur Vorkalkulation dokumentiert wird.
Mit Vorlauf, mit Begründung und mit Segmentierung. Kunden reagieren unterschiedlich, je nachdem wie lange die Zusammenarbeit läuft, wie groß der Anteil am eigenen Umsatz ist und wie preissensibel die Branche. Ein pauschales Rundschreiben an alle erzeugt die meisten Absagen. Das Playbook gliedert den Bestand nach diesen Kriterien und liefert für jede Gruppe eine eigene Ankündigung sowie vorbereitete Antworten auf die absehbaren Einwände.
Die Dokumentation hält fest, was geschehen ist. Nachtragsmanagement greift früher: Es erkennt eine Leistungsänderung in dem Moment, in dem sie geäußert wird, ordnet sie dem ursprünglichen Leistungsumfang gegenüber und löst eine Freigabeentscheidung aus, bevor Aufwand entsteht. Ohne diesen Schritt wird aus einer Zusatzleistung stillschweigend eine kostenlose — die sich im Nachhinein kaum noch berechnen lässt.
In den meisten projektgetriebenen Betrieben liegt ein realistischer Zielkorridor bei rund 75 Prozent verrechenbarer Zeit, mit einem vertretbaren Band von etwa 70 bis 85 Prozent. Dauerhaft höhere Werte gehen zulasten von Akquise, Weiterbildung und interner Arbeit und rufen später Ausfälle hervor. Wichtiger als der absolute Wert ist, dass er gegen die Netto-Kapazität gerechnet wird und nicht gegen die vertragliche Arbeitszeit.
Weil laufender Kontakt operativ ist und der Review kaufmännisch. Im Tagesgeschäft fällt nicht auf, dass ein Kunde über vier Quartale hinweg immer mehr Betreuungszeit bindet, während sein Umsatz stagniert. Ein strukturierter Review macht genau diese Entwicklung sichtbar und liefert die Grundlage für Preisgespräch, Ausbau oder Trennung.
Unentschlossen, wo Sie anfangen?
Drei Auswertungsschritte zeigen, wo Ihr Projektgeschäft heimlich Geld verliert — und was es im Jahr kostet.