Für Geschäftsführung und Führungskräfte ohne eigene Recruiting-Abteilung

Die Fehlbesetzung entsteht vor dem Interview.

Der Recruiting-Prozess führt in 13 Schritten vom ehrlichen Bedarfs-Check bis zur Übergabe an das Onboarding – mit Muss-Kriterien als K.-o.-Prüfung, Scorecards mit Bewertungsankern, einem Cockpit, das zeigt, wann die Interviewenden sich uneinig sind, und einem Vollkosten-Rechner, der sagt, ab welchem Monat sich die Stelle trägt. Mit Rechtsgrundlagen für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

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Notion-SOPExcel-Tool10 Vorlagen
Cover: Recruiting-Prozess – Notion-SOP mit 4 Modulen und 13 Schritten, Excel-Tool mit Scorecards, Cockpit und Vollkosten-Rechner, 10 Vorlagen

Einblick in die Blätter des Excel-Tools

Jeder Schritt mit Owner und Frist✦4 Module · 13 Schritte · 10 Vorlagen✦Muss-Kriterien als K.-o.-Prüfung✦Scorecards mit Bewertungsankern✦Vollkosten und Break-even✦Rechtsgrundlagen für DE · AT · CH✦

Das Problem

Bei fünf bis fünfzig Leuten ist jede Einstellung eine Wette auf ein Jahresgehalt.

Die Kriterien entstehen im Gespräch, jede Person wird anders gefragt, und am Ende gewinnt, wer am besten ins Bauchgefühl passt. Dazu kommen Pflichten, die kaum jemand auf dem Schirm hat – von der Entgeltangabe bis zur Löschfrist.

Ohne System
  • „Wir brauchen dringend jemanden“ – ohne Vollkosten, ohne Alternative, ohne Zeitpunkt, ab dem sich die Stelle trägt.
  • Jedes Interview läuft anders; wer zuerst spricht, prägt die Meinung der Runde.
  • Absagen kommen spät oder mit Begründung – beides kostet Ruf und schafft Angriffsfläche.
  • Bewerbungsunterlagen liegen Jahre im Postfach, Gehaltsspannen werden erst im Gespräch verhandelt.
Mit dem Recruiting-Prozess
  • Bedarfs-Check mit Vollkosten und Break-even-Monat, bevor die Anzeige online geht.
  • Fünf Muss-Kriterien als K.-o., fünf gewichtete Kriterien mit Ankern für 1, 3 und 5.
  • Jede interviewende Person bewertet allein; das Cockpit meldet, wenn die Bewertungen auseinanderliegen.
  • Entgeltspanne vor dem Gespräch, neutrale Absagen, Löschdatum für jede Bewerbung.

Einblick

So sieht das Recruiting-Tool aus – Blatt für Blatt.

Echte Ansichten aus der Datei, die Sie herunterladen: das Excel-Tool mit Beispielwerten, die Sie mit Ihren eigenen überschreiben.

3_Kriterien: Je Stelle bis zu 5 Muss-Kriterien als K.-o.-Prüfung und 6 Bewertungskriterien mit Gewicht und Ankern für 1, 3 und 5 – festgelegt, bevor die Ausschreibung rausgeht.
3_Kriterien – Je Stelle bis zu 5 Muss-Kriterien als K.-o.-Prüfung und 6 Bewertungskriterien mit Gewicht und Ankern für 1, 3 und 5 – festgelegt, bevor die Ausschreibung rausgeht.
4_Pipeline: Jede Bewerbung eine Zeile: Kanal, Eingang, Muss-Kriterien, Status, Ampeln für Eingangsbestätigung und Rückmeldung, Scores, Löschdatum und nächster Schritt.
4_Pipeline – Jede Bewerbung eine Zeile: Kanal, Eingang, Muss-Kriterien, Status, Ampeln für Eingangsbestätigung und Rückmeldung, Scores, Löschdatum und nächster Schritt.
5_Scorecards: Eine Zeile je Gespräch und Interviewer: Werte 1 bis 5 je Kriterium, gewichteter Score und Ampel für die rechtzeitige Abgabe.
5_Scorecards – Eine Zeile je Gespräch und Interviewer: Werte 1 bis 5 je Kriterium, gewichteter Score und Ampel für die rechtzeitige Abgabe.
6_Auswahl: Rangliste je Stelle mit Durchschnitt je Kriterium, Spannweite, Kalibrierungshinweis und Empfehlung – dazu der Übergabedatensatz für das Onboarding.
6_Auswahl – Rangliste je Stelle mit Durchschnitt je Kriterium, Spannweite, Kalibrierungshinweis und Empfehlung – dazu der Übergabedatensatz für das Onboarding.
7_Nachrichten: Bewerbung wählen: Die passende Nachricht erscheint mit Namen, Stelle, Terminen und Datenschutzhinweis – hier die Eingangsbestätigung, in Sie- oder Du-Form.
7_Nachrichten – Bewerbung wählen: Die passende Nachricht erscheint mit Namen, Stelle, Terminen und Datenschutzhinweis – hier die Eingangsbestätigung, in Sie- oder Du-Form.
8_Vollkosten: Was jede Stelle wirklich kostet: Vollkosten im ersten Jahr und laufend, Kosten je fakturierbarer Stunde, Marge, Break-even-Monat und Kosten einer Fehlbesetzung.
8_Vollkosten – Was jede Stelle wirklich kostet: Vollkosten im ersten Jahr und laufend, Kosten je fakturierbarer Stunde, Marge, Break-even-Monat und Kosten einer Fehlbesetzung.
9_Cockpit: Offene Stellen, Laufzeit, Eingangsbestätigungen, Rückmeldungen, Scorecards, Kalibrierung, Löschfristen und Angebotsannahme mit Ampel – dazu die nächsten Schritte, die Kanäle und zwei Grafiken.
9_Cockpit – Offene Stellen, Laufzeit, Eingangsbestätigungen, Rückmeldungen, Scorecards, Kalibrierung, Löschfristen und Angebotsannahme mit Ampel – dazu die nächsten Schritte, die Kanäle und zwei Grafiken.

Für wen

Für projektgetriebene Unternehmen, die Fachkräfte ohne HR-Abteilung einstellen.

Der Ablauf ist branchenneutral. Die Beispiele, der Fachtest und die Break-even-Rechnung sind auf Projektgeschäft zugeschnitten.

1

Agenturen & Beratungen

Viele Bewerbungen, wenig Zeit: Die K.-o.-Prüfung trennt in Minuten, die Scorecards machen Gespräche vergleichbar.

2

Ingenieur- & Planungsbüros

Wenige, gesuchte Fachkräfte: Direktansprache, ein Fachtest aus dem echten Projektalltag und die Frage, ab wann die Stelle ihre Kosten einspielt.

3

Anlagenbau & technische Dienstleister

Kundeneinsätze, Nachweise, Fachsoftware: Der Übergabedatensatz sorgt dafür, dass das Onboarding davon rechtzeitig weiß.

Auch für die allererste Einstellung: Modul 1 beginnt mit der Frage, ob eine Festanstellung überhaupt die richtige Antwort ist – oder ob Umverteilung, Befristung oder ein Subunternehmer günstiger sind.

Der Ablauf

4 Module vom Bedarf bis zur Übergabe an das Onboarding.

13 Schritte, jeder mit Owner, Frist, Checkliste und Rechtshinweis für DE, AT und CH. Eine RACI-Matrix mit genau einem Verantwortlichen je Schritt.

Modul 1 · Woche 0–1

Bedarf & Rollenprofil

  1. 1.1Bedarfs-Check & Vollkosten
  2. 1.2Kriterien, Anker, Entgeltspanne
  3. 1.3Freigabe & Betriebsrat
Modul 2 · ab Woche 1

Ausschreibung & Eingang

  1. 2.1Diskriminierungsfreie Anzeige
  2. 2.2Kanäle & Direktansprache
  3. 2.3Eingang, Datenschutz, Löschdatum
Modul 3 · ab Woche 3

Auswahl & Entscheidung

  1. 3.1Screening gegen Muss-Kriterien
  2. 3.2Interview & Arbeitsprobe
  3. 3.3Kalibrierung & Entscheidung
  4. 3.4Neutrale Absagen, Talentpool
Modul 4 · bis T−20

Angebot, Vertrag & Übergabe

  1. 4.1Angebot in Textform
  2. 4.2Vertrag & Zustimmung
  3. 4.3Übergabedatensatz & Rückblick
Entgeltspanne vor dem ersten Gespräch. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie war bis Juni 2026 umzusetzen. Deutschland und Österreich haben das Gesetz noch nicht verabschiedet, Gerichte legen das geltende Recht aber richtlinienkonform aus. Das System zeigt, was das für Anzeige, Einladung und Interview heißt – und warum die Frage nach dem bisherigen Gehalt tabu ist.

Das Excel-Tool

Sie tragen die Bewertungen ein. Das Tool sagt Ihnen, worüber Sie noch reden müssen.

Bis zu 6 Stellen in einer Datei, jede mit eigenen Kriterien. Scorecards je Interviewer, Rangliste mit K.-o.-Status und ein Kalibrierungshinweis, sobald die Bewertungen um 1,5 Punkte oder mehr auseinanderliegen. Fristen rechnen in Werktagen mit den Feiertagen Ihres Landes, die das Tool selbst ermittelt.

1Einstellungen – Absender, Datenschutzkontakt, Kanäle, anpassbare Schwellen, Länderparameter und Feiertage.
2Stellen – bis zu 6 Stellen: Land, Freigabe, Entgeltspanne, Interview-Team, Status und Laufzeit.
3Kriterien – je Stelle 5 Muss-Kriterien und bis zu 6 gewichtete Kriterien mit Ankern, Prüfung auf 100 %.
4Pipeline – 150 Bewerbungen mit K.-o.-Prüfung, Fristampeln und automatischem Löschdatum.
5Scorecards – Werte 1–5 je Kriterium, gewichteter Score, 24-/72-Stunden-Ampel.
6Auswahl – Rangliste je Stelle, Spannweite, Empfehlung und Übergabe an das Onboarding.
7Nachrichten – Eingangsbestätigung, Einladung, zwei Absagen, Angebot, Zusage – mit Namen und Terminen, Sie oder du.
8Vollkosten – je Stelle Jahr 1 und laufend, Kosten je Stunde, Break-even-Monat, Vakanz- und Fehlbesetzungskosten.
9Cockpit – 8 Kennzahlen mit Ampel, Gesamteinschätzung, nächste Schritte, Auswertung je Kanal und Diagramme.

Was ist enthalten

3 Bausteine, die ineinandergreifen.

Die SOP verweist auf das Excel-Tool und die Vorlagen – und umgekehrt. Alles auf Deutsch, für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

1

Notion-SOP mit 4 Modulen

13 Schritte mit Owner, Frist und Checkliste, RACI-Matrix, Candidate-Experience-Fristen, Liste unzulässiger Fragen, Entscheidungsregel, Ampel-Schwellen und zwei Datenbanken für Stellen und Bewerbungen.

2

Excel-Tool mit 9 Blättern

Plus Start-Blatt mit Anleitung. Mit Beispielstellen und Beispielbewerbungen, deren Datumswerte mit dem heutigen Tag mitlaufen – beim ersten Öffnen sehen Sie sofort, wie alles zusammenspielt.

3

10 Vorlagen zum Kopieren

Stellenanzeige, Eingangsbestätigung mit Datenschutzinformation, Einladung, Interviewleitfaden mit Scorecard, Referenz-Leitfaden, zwei Absagen, Angebot, Zusage und DACH-Länder-Referenz.

Mit Rechtsgrundlagen für DE/AT/CH – keine Rechtsberatung. Die SOP ordnet Diskriminierungsschutz (AGG, GlBG, GlG), Entgeltangabe in Österreich, EU-Entgelttransparenz, Betriebsrat, Schwerbehindertenrecht, Bewerberdatenschutz mit Löschfristen, KI in der Vorauswahl, Probearbeit und Probezeit ein (Rechtsstand 09/2026). Nicht abgedeckt: Vertragsgestaltung im Detail, Beschäftigung über Landesgrenzen und die Pflichten öffentlicher Arbeitgeber.

Einmalzahlung, kein Abo

Recruiting-Prozess

46,41 € einmalig, inkl. USt.

Bruttopreis inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer (in Deutschland 19 %, entspricht 39,00 € netto) · Sofort-Download nach der Zahlung

  • Notion-SOP mit 4 Modulen, 13 Schritten und 2 Datenbanken zum Duplizieren
  • Excel-Tool mit 9 Blättern: Pipeline, Scorecards, Auswahl, Nachrichten, Vollkosten, Cockpit
  • 10 Vorlagen: Anzeige, Eingang, Einladung, Interview, Referenz, Absagen, Angebot, Zusage, Länder-Referenz
  • Rechtsgrundlagen für DE/AT/CH, Rechtsstand 09/2026
  • Nutzung im eigenen Unternehmen ohne Nutzerbegrenzung
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FAQ

Häufige Fragen

Brauche ich einen bezahlten Notion-Account?

Nein. Ein kostenloser Notion-Account reicht, um die SOP samt beider Datenbanken zu duplizieren und zu bearbeiten. Das Excel-Tool läuft unabhängig davon.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Rund 45 Minuten für die erste Stelle: Muss-Kriterien und Bewertungsanker festlegen, Entgeltspanne und Interview-Team eintragen, Vollkosten prüfen. Jede weitere Stelle ist eine Zeile im Blatt „Stellen“ mit eigenen Kriterien – bis zu 6 Stellen laufen in einer Datei.

Muss ich jetzt schon das Gehalt in die Anzeige schreiben?

In Österreich ja – das Mindestentgelt und die Bereitschaft zur Überzahlung sind dort seit Jahren Pflicht. In Deutschland ist das Umsetzungsgesetz zur EU-Entgelttransparenz noch nicht verabschiedet; die Richtlinie verlangt aber, dass Bewerbende die Spanne vor dem Gespräch kennen. Die Anzeige ist dafür der einfachste Ort. In der Schweiz ist es freiwillig.

Wir haben einen Betriebsrat. Was ist zu beachten?

Ab 21 wahlberechtigten Beschäftigten braucht jede Einstellung seine Zustimmung. Eine einheitliche Bewertungsmatrix kann außerdem als Beurteilungsgrundsatz zustimmungspflichtig sein. Die SOP zeigt, an welchen Stellen Sie ihn einbinden – das Tool hat dafür einen eigenen Schalter.

Dürfen wir KI-Tools für die Vorauswahl nutzen?

Systeme, die Bewerbungen filtern oder bewerten, gelten nach der EU-KI-Verordnung als Hochrisiko-Systeme; die Betreiberpflichten greifen ab Dezember 2027. Eine Absage allein auf Grundlage einer automatischen Bewertung ist schon heute unzulässig. Die SOP benennt, was jetzt gilt und was später kommt.

Läuft das Excel-Tool auch ohne Microsoft Excel?

Ja, in LibreOffice Calc und Google Sheets funktionieren Formeln, Dropdowns und Ampeln. Die Datei nutzt keine Makros. Für die Spannweite im Cockpit brauchen Sie Excel 2019 oder neuer.

Ersetzt das eine Rechtsberatung?

Nein. Die SOP ordnet die Rechtslage in DE, AT und CH ein und nennt die Normen, damit Sie wissen, worauf es ankommt. Vertragsmuster und Ihre Datenschutzinformation sollten Sie einmal prüfen lassen, bevor Sie sie dauerhaft nutzen.

Welche Dateien erhalte ich?

Nach der Zahlung erhalten Sie das Excel-Tool und eine PDF mit dem Zugang zur Notion-Anleitung zum Download.

Gibt es ein Rückgaberecht?

Ja. Innerhalb von 14 Tagen nach dem Kauf können Sie eine Erstattung anfordern, auch als Unternehmen. Die Abwicklung läuft über Digistore24, gesetzliche Rechte bleiben unberührt. Fragen vor dem Kauf beantworte ich gern unter info@processhub-studio.com.

Die nächste Einstellung entscheiden Sie mit Kriterien.

Einmal einrichten, dann für jede Stelle nutzen – mit Owner, Frist und Scorecard statt Bauchgefühl.

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