Für Planungsbüros, Anlagenbau, IT-Dienstleister, Beratungen und Agenturen
Verlängerungen sichern – bevor der Kunde entscheidet.
Das System zeigt für jeden Bestandskunden, wann das nächste Quartalsgespräch fällig ist, bis wann er noch kündigen kann und wie gesund das Konto ist. Für jedes Gespräch stellt es in zwei Minuten Kennzahlen, Präsentationswerte, Skript und die fertige E-Mail zusammen.
Das Problem
Rahmenverträge enden nicht mit einem Knall. Sie verblassen.
Ihre Leistung steckt in Planständen, Tickets, Wartungsberichten und Terminen – nie in einer Zahl, die bei der Geschäftsführung des Kunden ankommt. Die Kündigung kommt dann „überraschend“, kurz vor Ablauf der Frist. Ein festes Quartalsgespräch macht den Wert sichtbar, solange noch Zeit ist.
- Niemand weiß, wann welcher Kunde zuletzt über die Zusammenarbeit gesprochen hat.
- Der Termin, bis zu dem der Kunde kündigen kann, steht nur im Vertrag.
- Gespräche bestehen aus Bauchgefühl statt aus Zahlen.
- Nach dem Termin passiert nichts – bis die Kündigung kommt.
- Jedes Konto mit nächstem Gesprächstermin und Entscheidungstermin des Kunden.
- Das Gespräch wird automatisch vorgezogen, wenn sonst die Frist vorher abliefe.
- Health-Score, Trend und Empfehlung je Kunde und Quartal.
- Zusammenfassung, Check-in und Nachfrage als fertige E-Mails – mit Ampel für den nächsten Schritt.
Einblick
So sieht das System aus – Blatt für Blatt.
Echte Ansichten aus den Dateien, die Sie herunterladen. Alle Zahlen sind Beispielwerte, die Sie mit Ihren eigenen überschreiben.
Für wen
Für projektgetriebene Unternehmen mit laufenden Kundenverträgen.
5 bis 50 Leute, Bestandskunden im Retainer, Rahmen-, Wartungs- oder Betreuungsvertrag. Sechs Leistungsarten sind mit passenden Kennzahlen vorbereitet.
Ingenieur- & Planungsbüros
Rahmenverträge mit Abrufen: Planlieferungen termingerecht, Prüfläufe je Planstand, Kostenrahmen, Bearbeitungszeit von Änderungen.
Anlagenbau, Service & IT
Wartungs- und SLA-Verträge: Verfügbarkeit, Reaktionszeit bei Störungen, Erstlösungsquote, SLA-Erfüllung, Lösungszeit.
Beratungen & Agenturen
Retainer und Mandate: Umsetzungsgrad, Nutzen-Faktor, Leads, Kosten je Lead, Freigaben im ersten Entwurf.
Der Health-Score
Fünf Faktoren, eine Ampel, eine Empfehlung.
Der Score bleibt intern – er sagt Ihnen, wie Sie ins Gespräch gehen. Dem Kunden zeigen Sie Ergebnisse, Zufriedenheit und einen konkreten Vorschlag.
Ausbauen oder fortführen
Mit konkretem Bedarf: Ausbau vorschlagen. Mit vagem Bedarf: Option anbieten. Fällt der Trend, trotzdem erst fortführen.
Stabilisieren
Kein Ausbau. Drei Maßnahmen zur schwächsten Kennzahl und ein kurzes Review nach sechs Wochen.
Rettungsgespräch
30 Minuten, Geschäftsführung dabei, eine offene Frage. Am Ende steht ein Rettungsplan – oder ein sauberer Abschied.
Das Excel-Tool
Start + 7 Blätter – vom Vertrag bis zur Nachfass-Mail.
Sie tragen Verträge, Kennzahlen und fünf Einschätzungen je Quartal ein. Den Rest rechnet das Tool: Termine, Ampeln, Score, Empfehlung, Präsentationswerte und E-Mail-Texte. Mit Beispieldaten, deren Datumswerte mit dem heutigen Tag mitlaufen.
| Kunde | Entscheidung | Health | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
| Stadtwerke Nordtal | in 58 Tagen | 50 % | QBR vorziehen |
| Hanse Fördertechnik | in 216 Tagen | 98 % | kein Handlungsbedarf |
| Alpenmedia | in 171 Tagen | 17 % | Rettungsgespräch |
71 %
100.800 €
80 %
| Nächster Termin | Art | Status |
|---|---|---|
| Maier Maschinenbau · 06.10. | QBR | vorbereiten |
| Stadtwerke Nordtal · 24.11. | Entscheidung | gefährdet |
| Hanse Fördertechnik · 07.12. | QBR | geplant |
So rechnet das Tool
Der wichtigste Termin steht nicht im Kalender.
Er steht im Vertrag: der letzte Tag, an dem Ihr Kunde noch kündigen kann. Das Tool rechnet ihn für jedes Konto – und plant das Gespräch davor.
Entscheidungstermin
Vertragsende minus Kündigungsfrist. Verlängert sich der Vertrag automatisch, schreibt das Tool die Laufzeit fort. Befristet: das Vertragsende.
Gespräch vorziehen
Läge das nächste reguläre QBR zu spät, legt das Tool den Termin auf den Entscheidungstermin minus Vorlauf (Standard 90 Tage).
Renewal-Ampel
Entscheidung naht und das Konto ist grün: Gelb, Verlängerung ansprechen. Entscheidung naht und das Konto ist gelb oder rot: Rot, das Gespräch hat Vorrang.
Was ist enthalten
3 Bausteine, die ineinandergreifen.
Die SOP erklärt Ablauf und Rechtsrahmen, das Excel-Tool rechnet und steuert, die Präsentation trägt das Gespräch.
Excel-Tool: Start + 7 Blätter
Einstellungen, Konten, KPI-Bibliothek, Quartalswerte, QBR-Log, QBR-Mappe und Portfolio. Eingabehinweise an jedem gelben Feld, Auswahllisten, Blattschutz ohne Passwort, druckfertig eingerichtet.
Notion-SOP: 8 Module
Grundlagen mit RACI und Rechtsrahmen DE/AT/CH, Vorbereitung, Excel-Anleitung, Präsentation, Gesprächsleitfaden mit 8 Einwänden, 5 Skripte, 4 E-Mail-Vorlagen, Eskalation und sauberer Abschied.
Präsentation: 9 + 2 Folien
PowerPoint in Arial mit Logo-Platzhalter, bearbeitbaren Diagrammen und zwei ausgeblendeten Anhangfolien für Detailfragen. Jede Folie sagt in den Notizen, woher ihre Werte kommen.
Der Workflow
Ein Quartalsgespräch in vier Schritten.
Einrichten
- 1Einstellungen
- 2Konten und Verträge
Vorbereiten
- 3Einladung senden
- 4Kennzahlen eintragen
Führen
- 5Mappe und Deck
- 6Gespräch nach Leitfaden
Nachfassen
- 7Zusammenfassung
- 8Check-in, Entscheidung
Einmalzahlung, kein Abo
QBR / Account-Review-System
82,11 € einmalig, inkl. USt.
Bruttopreis inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer (in Deutschland 19 %, entspricht 69,00 € netto) · Sofort-Download nach der Zahlung
- Excel-Tool: Start + 7 Blätter, auch in Google Sheets nutzbar
- Notion-SOP mit 8 Modulen zum Duplizieren
- Präsentationsvorlage mit 9 Folien und 2 Anhangfolien
- 4 E-Mail-Vorlagen und 5 Gesprächsskripte, im Excel automatisch ausgefüllt
- Nutzung im eigenen Unternehmen ohne Nutzerbegrenzung
- 14 Tage Rückgabe
Der Kauf wird über Digistore24 abgewickelt. Die verfügbaren Zahlungsarten sehen Sie im Bestellformular.
FAQ
Häufige Fragen
Wie viel Aufwand ist ein Quartalsgespräch mit dem System?
Einmalig rund 30 Minuten für Einstellungen und Konten. Je Gespräch etwa 30 bis 45 Minuten Vorbereitung: Kennzahlen eintragen, fünf Einschätzungen, Mappe prüfen, Präsentation befüllen. Die E-Mails erzeugt das Tool.
Für welche Kunden lohnt sich ein QBR?
Für laufende Verträge – Retainer, Rahmen-, Wartungs- oder Betreuungsverträge – ab etwa 1.500 € im Monat und ab dem zweiten Quartal der Zusammenarbeit. Die Schwelle ist einstellbar, Einzelprojekte bleiben außen vor.
Was, wenn meine Branche nicht dabei ist?
Die fünf universellen Kennzahlen passen für jede laufende Dienstleistung. Dazu kommen zehn freie Zeilen für eigene KPIs mit Einheit, Richtung und Ziel – sie erscheinen sofort in der Auswahlliste.
Sieht der Kunde den Health-Score?
Nein, er ist bewusst intern. In der Präsentation zeigen Sie Ergebnisse, die Zufriedenheit des Kunden und Ihren Vorschlag. Der Score bestimmt, mit welchem Skript Sie ins Gespräch gehen.
Funktioniert das Excel-Tool auch in Google Sheets?
Ja. Datei hochladen und in Google Sheets öffnen – Formeln, Auswahllisten und Ampeln funktionieren. Die Datei nutzt keine Makros.
Wir siezen unsere Kunden. Passen die Vorlagen?
Ja. Die Vorlagen in der SOP stehen in der Sie-Form, das Excel-Tool erzeugt jede E-Mail und jedes Skript wahlweise mit Sie oder du.
Brauche ich einen bezahlten Notion-Account?
Nein. Ein kostenloser Notion-Account reicht, um die SOP zu duplizieren. Excel-Tool und Präsentation laufen unabhängig davon.
Welche Dateien erhalte ich?
Nach der Zahlung erhalten Sie das Excel-Tool, die PowerPoint-Vorlage und eine PDF mit dem Zugang zur Notion-Anleitung zum Download.
Gibt es ein Rückgaberecht?
Ja. Innerhalb von 14 Tagen nach dem Kauf können Sie eine Erstattung anfordern, auch als Unternehmen. Die Abwicklung läuft über Digistore24, gesetzliche Rechte bleiben unberührt. Fragen vor dem Kauf beantworte ich gern unter info@processhub-studio.com.
Führen Sie das nächste Gespräch vor dem Entscheidungstermin.
Verträge eintragen – ab dann wissen Sie je Kunde, wann das Gespräch fällig ist, wie es um das Konto steht und was Sie sagen und schreiben.
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