Für Planungsbüros, Anlagenbau, Agenturen und Beratungen

Ihre Marge entsteht im Angebot – und geht im Projekt verloren.

Der Projekt-Kalkulator rechnet Ihren Stundensatz aus echten Vollkosten, kalkuliert jedes Angebot mit Nachlass-Spielraum und Kapazitätscheck und rechnet laufende Projekte aufs Projektende hoch – solange Sie noch gegensteuern können. Mit Länderwerten für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

Jetzt sichern · 117,81 €
Sofort-Download · Excel + Notion + PowerPoint
Einmalzahlung inkl. USt. · 14 Tage Rückgabe
Excel-ToolNotion-SOPPowerPoint-Vorlage
Cover: Projekt-Kalkulator, Stundensatz- und Kapazitätsplaner – Excel-Tool, Notion-SOP und PowerPoint-Vorlage mit Management-Report

Einblick in alle Blätter und die Folien

Kostensatz und Zielsatz je Rolle✦Länderwerte DE · AT · CH✦Nachlass-Spielraum im Angebot✦Kapazitätscheck vor der Zusage✦Hochrechnung laufender Projekte✦8 Ampel-Kennzahlen✦

Das Problem

Die meisten Projektbetriebe erfahren erst von der Buchhaltung, ob ein Projekt Geld verdient hat.

Der Stundensatz ist irgendwann „aus dem Markt“ entstanden, der Nachlass fällt im Gespräch, und ob das Team im März überhaupt Platz hat, weiß niemand genau. Wenn das Projekt aus dem Ruder läuft, ist es längst zu spät für einen Nachtrag.

Ohne System
  • Stundensatz ohne Kostenbasis – ob er Gehalt, Lohnnebenkosten und Gemeinkosten deckt, prüft niemand.
  • Die Marge wird gegen den eigenen Zielsatz gerechnet und damit zu niedrig ausgewiesen.
  • Zusagen ohne Blick auf die Kapazität – das Team merkt die Überbuchung zuerst.
  • Ein Projekt mit 96 von 140 Stunden sieht unauffällig aus, bis es fertig ist.
Mit dem Projekt-Kalkulator
  • Kostensatz und Zielsatz je Rolle aus Team, Gemeinkosten und Länderwerten – mit Prüfung Ihrer heutigen Sätze.
  • Jede Marge gegen die echten Selbstkosten, plus Nachlass-Spielraum bis zur Zielmarge.
  • Kapazitätscheck im Angebot gegen die Planung Ihres Teams.
  • Hochrechnung aufs Projektende über den Fertigstellungsgrad – mit Frühwarnung in Rot.

Einblick

So sieht der Kalkulator aus – Blatt für Blatt.

Echte Ansichten aus der Datei, die Sie erhalten. Alle Zahlen sind Beispielwerte, die Sie mit Ihren eigenen überschreiben.

1_Stundensätze: Team, Köpfe und Gemeinkosten eintragen – das Blatt rechnet Kosten- und Zielsatz je Rolle und bewertet Ihren heutigen Satz.
1_Stundensätze – Team, Köpfe und Gemeinkosten eintragen – das Blatt rechnet Kosten- und Zielsatz je Rolle und bewertet Ihren heutigen Satz.
2_Angebot: Arbeitspakete, Sachkosten und Nachlass: Marge gegen Selbstkosten, Verhandlungsspielraum und Kapazitätscheck auf einen Blick.
2_Angebot – Arbeitspakete, Sachkosten und Nachlass: Marge gegen Selbstkosten, Verhandlungsspielraum und Kapazitätscheck auf einen Blick.
3_Kapazität: Plan und Ist je Person und Monat gegen die Netto-Kapazität – Rot zeigt überbuchte Monate.
3_Kapazität – Plan und Ist je Person und Monat gegen die Netto-Kapazität – Rot zeigt überbuchte Monate.
4_Nachkalkulation: Bis zu 30 Projekte: abgeschlossene als Ist, laufende über den Fertigstellungsgrad hochgerechnet – mit Hauptursache und Dringlichkeit.
4_Nachkalkulation – Bis zu 30 Projekte: abgeschlossene als Ist, laufende über den Fertigstellungsgrad hochgerechnet – mit Hauptursache und Dringlichkeit.
5_Report: Acht Kennzahlen mit Ampel, Gesamteinschätzung, kritische Projekte und Grafiken – auf einer Druckseite.
5_Report – Acht Kennzahlen mit Ampel, Gesamteinschätzung, kritische Projekte und Grafiken – auf einer Druckseite.
PowerPoint: 6 Folien und 2 Anhangfolien für Bank, Gesellschafter oder Team – die Werte kommen direkt aus dem Report.
PowerPoint – 6 Folien und 2 Anhangfolien für Bank, Gesellschafter oder Team – die Werte kommen direkt aus dem Report.

Für wen

Für projektgetriebene Unternehmen mit 5 bis 50 Leuten.

Überall dort, wo Stunden das Produkt sind – und eine falsch geschätzte Woche die Marge eines ganzen Projekts kostet.

1

Ingenieur- & Planungsbüros

Prüfen Sie, ob Ihr Honorar die Selbstkosten deckt – der Kalkulator ermittelt den internen Kostensatz, die HOAI-Honorarermittlung bleibt davon unberührt.

2

Anlagenbau & technische Dienstleister

Material, Zukaufteile, Montage und Reisen als Sachkosten mit eigenem Aufschlag – getrennt von den Stunden kalkuliert.

3

Agenturen & Beratungen

Festpreis oder Aufwand, Korrekturschleifen als eigenes Arbeitspaket und ein Budgetrahmen, dessen Überschreitung Sie früh sehen.

Für Deutschland, Österreich und die Schweiz: Monatsgehälter (12/14/13), Lohnnebenkosten, Feiertage, Urlaub und Währung (€/CHF) stellen Sie mit einer Auswahl um. Alle Länderwerte sind als Richtwerte hinterlegt und frei anpassbar.

Das Excel-Tool

Fünf Blätter, ein Modell – vom Stundensatz bis zum Report.

Sie tragen Team, Gemeinkosten und Projekte ein. Alles andere rechnet das Tool: Sätze, Preise, Auslastung, Hochrechnung und Ampeln. Mit Beispieldaten, deren Datumswerte mit dem heutigen Tag mitlaufen.

1Stundensätze – Team mit Gehalt, Köpfen und Fakturierbarkeit, Gemeinkosten, Länderwerte, Kosten- und Zielsatz je Rolle, Satz-Check und Was-wäre-wenn.
2Angebot – 12 Arbeitspakete, 6 Sachkostenpositionen mit Aufschlag, Festpreis oder Aufwand, Nachlass-Spielraum, Kapazitätscheck, Vier-Augen-Hinweis.
3Kapazität – Plan und Ist je Person und Monat gegen die Netto-Kapazität, freie Kapazität und Überbuchung.
4Nachkalkulation – 30 Projekte, Hochrechnung laufender Projekte, Dringlichkeit, Ursachen und empfohlener Risikopuffer je Projekttyp.
5Report – 8 Kennzahlen mit Ampel, Gesamteinschätzung, kritische Projekte und 3 Diagramme auf einer Druckseite.

So rechnet das Tool

Zwei Sätze – und eine Marge, die gegen echte Kosten gemessen wird.

Die meisten Vorlagen rechnen die Marge gegen den Zielsatz, der die Marge schon enthält. Das Ergebnis sieht plausibel aus und ist zu niedrig. Hier sind Kosten und Preis sauber getrennt.

1

Kostensatz

Personalkosten der Rolle ÷ ihre fakturierbaren Stunden + Gemeinkosten je fakturierbarer Stunde. Der Break-even jeder verkauften Stunde.

2

Zielsatz

Kostensatz ÷ (1 − Zielmarge). Die Basis jedes Angebotspreises – inklusive Kontrolle, die die Marge zurückrechnet.

3

Marge

(Preis − Selbstkosten) ÷ Preis. Im Angebot, in der Nachkalkulation und in der Hochrechnung – immer dieselbe Logik.

Der stärkste Hebel ist die Fakturierbarkeit. In den Beispieldaten verändert jeder Prozentpunkt den Kostensatz des Teams um rund 1,17 € je Stunde. Das Tool zeigt Ihnen diesen Effekt für −10, −5 und +5 Prozentpunkte.

Was ist enthalten

3 Bausteine, die ineinandergreifen.

Die SOP führt durch das Tool, die PowerPoint-Vorlage bringt die Zahlen in den nächsten Termin mit Bank, Gesellschaftern oder Team.

1

Excel-Tool: Start + 5 Blätter

Stundensätze, Angebot, Kapazität, Nachkalkulation und Report. Eingabehinweise an jedem gelben Feld, Auswahllisten, Blattschutz ohne Passwort, druckfertig eingerichtet.

2

Notion-SOP: 5 Teile + 3 Anhänge

Schritt für Schritt vom Stundensatz bis zur 30-Minuten-Monatsroutine, mit Branchenhinweisen, RACI-Matrix, Ampel-Schwellen und Grenzen für DE, AT und CH.

3

PowerPoint: 6 Folien + 2 Anhang

Kennzahlen, Auslastung, Projekte, Stundensätze und Entscheidungen. Die Anhangfolien zeigen die Rechenlogik und woher jede Zahl im Excel-Tool kommt.

Grenzen: keine Lohn- oder Steuerberatung, keine Honorarermittlung nach HOAI, keine Preisbildung nach VOB/B oder Vergaberecht. Hinweise zu Kostenanschlag und Nachträgen für DE, AT und CH – keine Rechtsberatung.

Der Workflow

Einmal einrichten, dann 30 Minuten im Monat.

Einmalig · 20 Min.

Sätze ableiten

  1. 1Land, Team, Gemeinkosten
  2. 2Satz-Check je Rolle
Je Angebot

Kalkulieren

  1. 3Pakete und Sachkosten
  2. 4Spielraum und Kapazität
Alle 2 Wochen

Nachkalkulieren

  1. 5Ist-Stunden, Fertigstellung
  2. 6Dringlichkeit, Nachtrag
Monatlich · 30 Min.

Report lesen

  1. 7Rote Ampeln zuerst
  2. 8Puffer je Projekttyp

Einmalzahlung, kein Abo

Projekt-Kalkulator

117,81 € einmalig, inkl. USt.

Bruttopreis inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer (in Deutschland 19 %, entspricht 99,00 € netto) · Sofort-Download nach der Zahlung

  • Excel-Tool: Start + 5 Blätter, auch in Google Sheets nutzbar
  • Notion-SOP mit 5 Teilen und 3 Anhängen zum Duplizieren
  • PowerPoint-Vorlage für den Management-Report
  • Länderwerte für DE, AT und CH, Stand 09/2026
  • Nutzung im eigenen Unternehmen ohne Nutzerbegrenzung
  • 14 Tage Rückgabe
Jetzt sichern und sofort starten

Der Kauf wird über Digistore24 abgewickelt. Die verfügbaren Zahlungsarten sehen Sie im Bestellformular.

FAQ

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung?

Rund 20 Minuten für Land, Team und Gemeinkosten. Danach kalkulieren Sie jedes Angebot in wenigen Minuten. Die Monatsroutine mit Kapazität, Nachkalkulation und Report dauert etwa 30 Minuten.

Welche Dateien erhalte ich?

Nach der Zahlung erhalten Sie den Excel-Kalkulator, die PowerPoint-Vorlage und eine PDF mit dem Zugang zur Notion-Anleitung zum Download.

Funktioniert das Excel-Tool auch in Google Sheets?

Ja. Datei hochladen und in Google Sheets öffnen – Formeln, Auswahllisten und Ampeln funktionieren. Die Datei nutzt keine Makros.

Wir sind mehr als 20 Leute. Reicht das?

Ja. Gleichartige Stellen fassen Sie in einer Zeile zusammen, zum Beispiel „Team Konstruktion“ mit sechs Köpfen. So bilden Sie auch 50 Mitarbeitende übersichtlich ab.

Ersetzt das die Honorarermittlung nach HOAI?

Nein. Der Kalkulator ermittelt Ihren internen Kostensatz. Damit prüfen Sie, ob ein Honorar – nach HOAI oder frei vereinbart – Ihre Selbstkosten deckt und wie viel Marge bleibt.

Wie genau ist die Hochrechnung laufender Projekte?

So genau wie der Fertigstellungsgrad, den Sie eintragen. Die SOP zeigt, wie Sie ihn über erledigte Arbeitspakete schätzen statt über verbrauchte Stunden.

Brauche ich einen bezahlten Notion-Account?

Nein. Ein kostenloser Notion-Account reicht, um die SOP zu duplizieren. Excel-Tool und PowerPoint-Vorlage laufen unabhängig davon.

Gibt es ein Rückgaberecht?

Ja. Innerhalb von 14 Tagen nach dem Kauf können Sie eine Erstattung anfordern, auch als Unternehmen. Die Abwicklung läuft über Digistore24, gesetzliche Rechte bleiben unberührt. Fragen vor dem Kauf beantworte ich gern unter info@processhub-studio.com.

Kalkulieren Sie Ihr nächstes Angebot mit echten Kosten.

Einmal einrichten – dann wissen Sie vor jeder Zusage, was eine Stunde kostet, was sie bringen muss und ob das Team Platz hat.

Jetzt sichern · 117,81 €