Für projektgetriebene Unternehmen

Wenn jemand geht, darf kein Wissen mitgehen.

Das Offboarding & Wissenstransfer-Kit führt Sie von der Kündigung bis zum bestätigten Übergabeprotokoll – mit Rechtsgrundlagen für Deutschland, Österreich und die Schweiz, einer Kontenübergabe, bevor etwas gelöscht wird, und einer Wissensinventur für das, was nirgends aufgeschrieben ist. Der Excel-Planer rechnet Kündigungsfrist, Austrittsdatum, Resturlaub und alle Termine bis zum letzten Tag.

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Notion-SOPExcel-Planer4 Module
Cover: Offboarding & Wissenstransfer-Kit – Notion-SOP mit 4 Modulen, Excel-Planer mit Kündigungsfrist und Fristenplan, 7 Nachrichtenvorlagen

Einblick in die Blätter des Excel-Planers

Kündigungsfrist DE · AT · CH✦Fristenplan mit Owner und Eskalation✦Konten übertragen, bevor sie gelöscht werden✦Bus-Faktor-Check✦Übergabe mit Bestätigung✦Rechtsgrundlagen für DE · AT · CH✦

Das Problem

Der teuerste Moment ist nicht die Kündigung – es ist die Woche danach.

Wenn eine Projektleitung oder eine Schlüsselperson geht, hängen Fristen, Konten, Kundenbeziehungen und laufende Zusagen an einer einzigen Person. Ein strukturierter Exit entscheidet, ob das bleibt – oder mitgeht.

Ohne Ablauf
  • Die Kündigungsfrist wird von Hand gerechnet – und das Austrittsdatum stimmt nicht.
  • Die Kündigung ist raus, bevor Betriebsrat und Sonderkündigungsschutz geprüft sind.
  • Das Konto wird gelöscht – Dateien und Automationen verschwinden gleich mit.
  • Projektwissen und mündliche Zusagen sitzen nur im Kopf der Person, die geht.
  • Kunden erfahren zu spät vom Wechsel – obwohl der Vertrag ihre Zustimmung verlangt.
Mit dem Kit
  • Der Planer rechnet Frist und Austrittsdatum aus Zugang, Land und Betriebszugehörigkeit.
  • Der Fall wird zuerst bestimmt – die Pflichtschritte stehen in der richtigen Reihenfolge und mit Datum.
  • Erst übertragen, dann sperren, zuletzt löschen – Geräte und Konten lückenlos protokolliert.
  • Wissensinventur und Bus-Faktor-Check zeigen, was zuerst übergeben werden muss.
  • Kundenverträge geprüft, Übergabe von beiden Seiten bestätigt.

Einblick

So sieht der Offboarding-Planer aus – Blatt für Blatt.

Echte Ansichten aus der Datei, die Sie herunterladen: der Excel-Planer mit Beispielwerten, die Sie mit Ihren eigenen überschreiben.

2_Fälle: Bis zu 12 Austritte parallel: Fall-Art, Land und die Schalter für Betriebsrat, Wettbewerbsverbot, Kundenprojekte und Prokura – dazu Vertragsende, letzter Arbeitstag, Fortschritt und nächster Schritt mit Ampel.
2_Fälle – Bis zu 12 Austritte parallel: Fall-Art, Land und die Schalter für Betriebsrat, Wettbewerbsverbot, Kundenprojekte und Prokura – dazu Vertragsende, letzter Arbeitstag, Fortschritt und nächster Schritt mit Ampel.
3_Austritt: Je Fall die Werte zum Austritt: anteiliger Urlaubsanspruch, Abgeltung von Urlaub und Überstunden und die Karenzentschädigung beim Wettbewerbsverbot – als Richtwerte für DE, AT und CH.
3_Austritt – Je Fall die Werte zum Austritt: anteiliger Urlaubsanspruch, Abgeltung von Urlaub und Überstunden und die Karenzentschädigung beim Wettbewerbsverbot – als Richtwerte für DE, AT und CH.
4_Fristenplan: Alle Aufgaben eines Falls mit Owner, Fälligkeit, Status, Eskalation und Ampel – Sie tragen nur noch ein, wann ein Schritt erledigt ist.
4_Fristenplan – Alle Aufgaben eines Falls mit Owner, Fälligkeit, Status, Eskalation und Ampel – Sie tragen nur noch ein, wann ein Schritt erledigt ist.
5_Rückgabe: Geräte, Konten, Lizenzen, Kundensysteme, Karten und Vollmachten je Fall – mit Soll-Termin, Eigentumsübertragung, Rückgabe oder Sperre und Ampel.
5_Rückgabe – Geräte, Konten, Lizenzen, Kundensysteme, Karten und Vollmachten je Fall – mit Soll-Termin, Eigentumsübertragung, Rückgabe oder Sperre und Ampel.
6_Wissen: Der Bus-Faktor je Wissensgebiet mit Maßnahme und Termin, darunter die Übergabematrix für Projekte, Kunden und Routinen mit Bestätigung beider Seiten.
6_Wissen – Der Bus-Faktor je Wissensgebiet mit Maßnahme und Termin, darunter die Übergabematrix für Projekte, Kunden und Routinen mit Bestätigung beider Seiten.
7_Nachrichten: Fall wählen: Die passende Nachricht erscheint mit Namen, Schritt und Frist – hier die Erinnerung an einen überfälligen Schritt, in Sie- oder Du-Form.
7_Nachrichten – Fall wählen: Die passende Nachricht erscheint mit Namen, Schritt und Frist – hier die Erinnerung an einen überfälligen Schritt, in Sie- oder Du-Form.
8_Cockpit: Laufende Austritte, überfällige Aufgaben, Bus-Faktor, Rückgabe, Austrittskosten und Termintreue mit Ampel, dazu die Fälle nach Handlungsbedarf, die nächsten Aufgaben und zwei Grafiken.
8_Cockpit – Laufende Austritte, überfällige Aufgaben, Bus-Faktor, Rückgabe, Austrittskosten und Termintreue mit Ampel, dazu die Fälle nach Handlungsbedarf, die nächsten Aufgaben und zwei Grafiken.

Modul 1 beginnt mit einer Frage

Welcher Fall liegt vor?

Eine Eigenkündigung verlangt andere Schritte als eine Kündigung durch das Unternehmen. Das Kit zeigt je Fall, was Pflicht ist – und der Planer blendet im Fristenplan nur die Schritte ein, die für diesen Fall gelten.

A

Eigenkündigung

Form, Zugang und Frist je Land prüfen, Austrittsdatum schriftlich bestätigen.

B

Kündigung durch das Unternehmen

Betriebsrat, Kündigungsschutz, Sonderkündigungsschutz und Hinweispflichten – vor dem Ausspruch.

C

Aufhebungsvertrag

Schriftform, vollständiger Vertragsinhalt, Hinweise zur Arbeitsuchendmeldung, Bedenkzeit.

+

Freistellung

Zusätzlich zu einem der Fälle: Zugänge am selben Tag entziehen, Übergabe verdichten, Resturlaub anrechnen.

Der Aufbau

4 Module von der Kündigung bis zur bestätigten Übergabe.

Jedes Modul deckt eine Phase des Exits ab – nacheinander abgearbeitet ist am letzten Arbeitstag nichts mehr offen.

Modul 1 · Fälle & Fristen

HR & DACH-Arbeitsrecht

  1. 1.1Fall bestimmen
  2. 1.2Frist, Betriebsrat, Sonderkündigungsschutz
  3. 1.4Urlaub, Überstunden, Zeugnis
  4. 1.6Austrittspapiere je Land
  5. 1.7Wettbewerbsverbot, Datenschutz
Modul 2 · Geräte & Konten

IT- & Security-Offboarding

  1. 2.1Rückgabeprotokoll inkl. Dongles
  2. 2.2Konteneigentum übertragen
  3. 2.3Zugänge und Lizenzen entziehen
  4. 2.4Vollmachten, Prokura, Finanzen
  5. 2.5Abwesenheitsnotiz in zwei Varianten
Modul 3 · Inventur & Übergabe

Wissenstransfer

  1. 3.1Wissensinventur mit 10 Fragen
  2. 3.2Bus-Faktor-Check
  3. 3.3Übergabematrix, Kundenkontakte
  4. 3.5Kundenverträge, Projektleiter
  5. 3.8Übergabeprotokoll
Modul 4 · Team, Kunden, Abschied

Exit-Culture & Kommunikation

  1. 4.1Exit-Interview
  2. 4.2Information an das Team
  3. 4.3Information an Kunden
  4. 4.4Letzter Tag und 30 Tage danach
Erst übertragen, dann sperren, zuletzt löschen. Vor dem Entzug der Zugänge steht der Schritt, der am häufigsten fehlt: Dateien, Eigentümerrollen, Automationen und Kundenzugänge auf die Nachfolge oder ein Funktionskonto übertragen. Zugänge werden exakt zum vertraglichen Arbeitsende entzogen – bei Freistellung am selben Tag.

Der Excel-Planer

Sie tragen den Zugang der Kündigung ein. Der Planer rechnet den Rest.

Bis zu 12 Austritte in einer Datei. Kündigungsfrist nach Land und Betriebszugehörigkeit, Vertragsende und letzter Arbeitstag, dazu 32 Schritte mit Owner und Datum – rückwärts vom Austritt oder vorwärts vom Zugang, mit den Feiertagen Ihres Landes. Überfällige Schritte zeigen die Eskalation mit Namen.

1Einstellungen – Team, Eskalation, Fristen, Länderparameter, Aufgabenkatalog und Feiertage.
2Fälle – Fall-Art, Zugang, gesetzliche Frist DE/AT/CH, Vertragsende, letzter Arbeitstag, nächster Schritt.
3Austritt – Resturlaub und Abgeltung, Überstunden, Karenzentschädigung beim Wettbewerbsverbot.
4Fristenplan – 32 Schritte je Fall mit Owner, Frist, Status, Eskalation und Ampel.
5Rückgabe – Geräte, Konten, Lizenzen, Karten und Vollmachten: übertragen, zurücknehmen, sperren.
6Wissen – Bus-Faktor je Wissensgebiet und Übergabematrix mit Bestätigung beider Seiten.
7Nachrichten – Austrittsbestätigung, Team, Kunden, Abwesenheitsnotiz A/B, IT-Auftrag, Erinnerung – Sie oder du.
8Cockpit – 8 Kennzahlen mit Ampel, Gesamteinschätzung, fällige Schritte und Diagramme über alle Austritte.

Modul 3

Die 2-Wochen-Übergabe.

Der empfohlene Ablauf vor dem letzten Arbeitstag – bei Freistellung verdichtet auf ein bis zwei Termine.

1

Erfassen

Wissensinventur, Bus-Faktor, Übergabematrix und Kontaktliste.

2

Shadowing

Woche 1: Abläufe, Sonderfälle und Kundenhistorien erklären.

3

Reverse-Shadowing

Woche 2: Die Nachfolge übernimmt, Rückfragen werden geklärt.

4

Übergeben & bestätigen

Kundengespräche gemeinsam führen, Übergabeprotokoll abzeichnen.

Was ist enthalten

3 Bausteine, die ineinandergreifen.

Die SOP verweist auf den Planer – und umgekehrt. Alles auf Deutsch, für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

1

Notion-SOP mit 4 Modulen

Fall-Weiche, Fristen und Formvorschriften, Austrittspapiere, Rückgabe- und Übergabeprotokoll, Wissensinventur, Exit-Interview und E-Mail-Vorlagen. Einmal duplizieren, pro Fall eine Kopie.

2

Excel-Planer mit 8 Blättern

Plus Start-Blatt mit Anleitung. Mit Beispielfällen, deren Datumswerte mit dem heutigen Tag mitlaufen – beim ersten Öffnen sehen Sie sofort, wie alles zusammenspielt. Druckfertig im Querformat.

3

7 Nachrichten aus Ihren Daten

Austrittsbestätigung, Information an Team und Kunden, zwei Abwesenheitsnotizen, IT-Auftrag und Erinnerung – mit Namen, Terminen und Anrede aus dem Fall.

Mit Rechtsgrundlagen für DE/AT/CH – keine Rechtsberatung. Die SOP ordnet Kündigungsfristen, Formvorschriften, Betriebsrat, Sonderkündigungsschutz, Urlaubsabgeltung, Arbeitszeugnis, Austrittspapiere, Wettbewerbsverbot und Aufbewahrung ein (Rechtsstand 09/2026). Der Planer rechnet mit gesetzlichen Richtwerten – Arbeits-, Tarif- und Kollektivverträge können abweichen. Bei einer Kündigung durch das Unternehmen oder einem Aufhebungsvertrag vor dem Ausspruch rechtlich beraten lassen.

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Offboarding & Wissenstransfer-Kit

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Bruttopreis inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer (in Deutschland 19 %, entspricht 39,00 € netto) · Sofort-Download nach der Zahlung

  • Notion-SOP mit 4 Modulen zum Duplizieren
  • Excel-Planer mit 8 Blättern: Frist, Austritt, Fristenplan, Rückgabe, Wissen, Cockpit
  • 7 Nachrichten: Bestätigung, Team, Kunden, Abwesenheit, IT, Erinnerung
  • Rechtsgrundlagen für DE/AT/CH, Rechtsstand 09/2026
  • Nutzung im eigenen Unternehmen ohne Nutzerbegrenzung
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FAQ

Häufige Fragen

Brauche ich einen bezahlten Notion-Account?

Nein. Ein kostenloser Notion-Account reicht, um die SOP zu duplizieren und zu bearbeiten. Der Excel-Planer läuft unabhängig davon.

Läuft der Planer auch ohne Microsoft Excel?

Ja, in LibreOffice Calc und Google Sheets funktionieren Formeln, Dropdowns und Ampeln. Die Datei nutzt keine Makros.

Wie genau ist die Fristberechnung?

Der Planer rechnet die gesetzlichen Kündigungsfristen für Deutschland, Österreich (Angestellte) und die Schweiz nach Betriebszugehörigkeit und Probezeit. Gelten längere vertragliche Fristen, ein Tarif- oder Kollektivvertrag oder ein vereinbarter Termin, tragen Sie das Austrittsdatum abweichend ein – der Fristenplan rechnet dann damit. Die Ergebnisse sind Richtwerte, keine Rechtsauskunft.

Ersetzt das Kit eine Rechtsberatung?

Nein. Modul 1 ordnet Fristen, Formvorschriften, Betriebsrat, Sonderkündigungsschutz und Austrittspapiere für die drei Länder ein – mit Rechtsstand und Hinweis, wo Verträge abweichen können. Bei einer Kündigung durch das Unternehmen oder einem Aufhebungsvertrag empfiehlt das Kit eine rechtliche Prüfung vor dem Ausspruch.

Passt das Kit für Ingenieur- und Planungsbüros?

Ja. Neben Agenturen und Beratungen deckt das Kit typische Punkte im Projektgeschäft ab: namentlich benannte Projektleiter in Kundenverträgen, offene Freigaben und Mehrleistungen, Software-Dongles, Zeichnungs- und Freigaberechte.

Passt das Kit auch für kleine Teams ohne HR-Abteilung?

Ja. Geschäftsführung oder Führungskraft arbeiten die Checklisten ohne HR-Fachwissen ab; der Planer zeigt, wer welchen Schritt bis wann erledigt.

Kann ich das Kit für jedes weitere Offboarding nutzen?

Ja. Im Planer ist jeder Austritt eine Zeile – bis zu 12 in einer Datei. In Notion duplizieren Sie die Seite pro Fall oder richten einmal einen Button ein, der bei jedem Klick eine leere Kopie anlegt.

Welche Dateien erhalte ich?

Nach der Zahlung erhalten Sie den Excel-Planer und eine PDF mit dem Zugang zur Notion-Anleitung zum Download.

Gibt es ein Rückgaberecht?

Ja. Innerhalb von 14 Tagen nach dem Kauf können Sie eine Erstattung anfordern, auch als Unternehmen. Die Abwicklung läuft über Digistore24, gesetzliche Rechte bleiben unberührt. Fragen vor dem Kauf beantworte ich gern unter info@processhub-studio.com.

Der nächste Exit kommt bestimmt.

Einmal einrichten – ab dann läuft jedes Offboarding mit Frist, Owner und Übergabeprotokoll statt improvisiert.

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