Für Planungsbüros, Anlagenbau, Agenturen und Beratungen

Leistung erbracht. Geld noch beim Kunden.

Das Kit plant Abschläge je Projekt und zeigt, wie viel erbrachte Leistung noch nicht berechnet ist. Jede offene Rechnung bekommt eine Ampel, den nächsten Mahnschritt mit Termin und das fertige Schreiben dazu – in Sie- oder Du-Form. Dazu Ihr Kontostand 13 Wochen im Voraus und die Verzugsregeln für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

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Excel: Start + 7 BlätterNotion-SOP · 6 Module10 Textbausteine
Cover: Forderungs- und Abschlags-Kit – Excel-Tool mit Forderungs-Report, Notion-SOP mit 6 Modulen und 10 Textbausteine

Einblick in alle sieben Blätter

Abschlagsplan je Projekt✦Ungedeckte Vorleistung in Euro✦Ampel je Rechnung✦Mahnstufen mit Termin✦Schreiben fertig ausgefüllt✦Liquidität 13 Wochen voraus✦Verzugsregeln DE · AT · CH✦

Das Problem

Im Projektgeschäft finanzieren Sie Ihre Kunden – meist ohne es zu merken.

Gehälter, Fremdleistungen und Material zahlen Sie sofort. Ihr Kunde zahlt, wenn der Abschlag gestellt, die Rechnung freigegeben und das Zahlungsziel abgelaufen ist. Selten liegt es an einem einzelnen säumigen Kunden – meist an drei stillen Lücken.

Ohne System
  • Der Meilenstein ist erreicht, die Abschlagsrechnung fehlt.
  • Überfällige Rechnungen fallen erst auf, wenn das Konto knapp wird.
  • Gemahnt wird nach Gefühl – mal nach einer Woche, mal nach zwei Monaten.
  • Die Liquidität wird nach Kontostand gesteuert, nicht nach erwarteten Eingängen.
Mit dem Kit
  • Abschlagsplan je Projekt mit Ampel, wenn ein Abschlag fällig oder überfällig ist.
  • Ungedeckte Vorleistung je Projekt in Euro – erbracht, aber noch nicht berechnet.
  • Jede Rechnung mit Ampel, nächstem Mahnschritt, Termin und fertigem Schreiben.
  • Kontostand 13 Wochen voraus – im Plan und im vorsichtigen Szenario.

Einblick

So sieht das Kit aus – Blatt für Blatt.

Echte Ansichten aus der Datei, die Sie herunterladen. Alle Zahlen sind Beispielwerte, die Sie mit Ihren eigenen überschreiben.

1_Einstellungen: Zahlungsziel, Mahnabstände, Verzugszins und Pauschale – dazu vier Plan-Vorlagen für Agentur, Planungsbüro, Anlagenbau und Beratung mit Meilensteinen und Anteilen.
1_Einstellungen – Zahlungsziel, Mahnabstände, Verzugszins und Pauschale – dazu vier Plan-Vorlagen für Agentur, Planungsbüro, Anlagenbau und Beratung mit Meilensteinen und Anteilen.
2_Kunden: Je Kunde Anrede, Sie oder du, Zahlungsziel und fünf Bonitätsfragen – das Tool ermittelt Risiko, empfohlenen Zahlungsplan und den Ø Zahlungsverzug aus den bezahlten Rechnungen.
2_Kunden – Je Kunde Anrede, Sie oder du, Zahlungsziel und fünf Bonitätsfragen – das Tool ermittelt Risiko, empfohlenen Zahlungsplan und den Ø Zahlungsverzug aus den bezahlten Rechnungen.
3_Abschlagsplan: Projekte mit Auftragssumme und Fertigstellungsgrad, ungedeckte Vorleistung mit Ampel und darunter die Meilensteine mit Betrag, Termin, Status und Rechnungsnummer.
3_Abschlagsplan – Projekte mit Auftragssumme und Fertigstellungsgrad, ungedeckte Vorleistung mit Ampel und darunter die Meilensteine mit Betrag, Termin, Status und Rechnungsnummer.
4_Offene_Posten: Jede Rechnung eine Zeile: Fälligkeit, Teilzahlungen, Ampel, nächster Mahnschritt mit Termin und indikative Verzugszinsen.
4_Offene_Posten – Jede Rechnung eine Zeile: Fälligkeit, Teilzahlungen, Ampel, nächster Mahnschritt mit Termin und indikative Verzugszinsen.
5_Schreiben: Rechnung wählen, das passende Schreiben steht fertig da – Stufe, Anrede, Beträge und Frist werden eingesetzt, in Sie- oder Du-Form.
5_Schreiben – Rechnung wählen, das passende Schreiben steht fertig da – Stufe, Anrede, Beträge und Frist werden eingesetzt, in Sie- oder Du-Form.
6_Liquidität: 13 Wochen im Voraus: Eingänge aus Rechnungen und Abschlägen gegen fixe Ausgaben, im Plan und vorsichtig – dazu Reichweite und Zahlungsziel-Hebel.
6_Liquidität – 13 Wochen im Voraus: Eingänge aus Rechnungen und Abschlägen gegen fixe Ausgaben, im Plan und vorsichtig – dazu Reichweite und Zahlungsziel-Hebel.
7_Report: Acht Kennzahlen mit Ampel, Gesamteinschätzung, die Wochenliste mit fälligen Mahnschritten und Abschlägen, Top-5-Kunden und zwei Grafiken.
7_Report – Acht Kennzahlen mit Ampel, Gesamteinschätzung, die Wochenliste mit fälligen Mahnschritten und Abschlägen, Top-5-Kunden und zwei Grafiken.

Für wen

Für projektgetriebene Unternehmen mit 5 bis 50 Leuten.

Überall dort, wo Sie in Vorleistung gehen und über Abschläge, Teil- und Schlussrechnungen abrechnest – ohne eigene Debitorenbuchhaltung.

1

Ingenieur- & Planungsbüros

Plan-Vorlage mit Beauftragung, Entwurf, Genehmigungs- und Ausführungsplanung und Abschluss. Die Honorarermittlung nach HOAI bleibt außen vor.

2

Anlagenbau & technische Dienstleister

Plan-Vorlage von der Auftragsbestätigung über Konstruktionsfreigabe und Montage bis zur Abnahme – mit ungedeckter Vorleistung je Anlage.

3

Agenturen & Beratungen

Plan-Vorlagen für Beauftragung, Konzeptfreigabe und Livegang bzw. Kick-off, Zwischenergebnis und Abschluss. Anteile frei änderbar.

Für Deutschland, Österreich und die Schweiz: Land wählen – Währung, Umsatzsteuersatz, Verzugszins und Pauschale stellen sich um. Die SOP zeigt je Land, wann Verzug eintritt und welche Zinsen gelten (Rechtsstand 10/2026, keine Rechtsberatung).

Der Mahnprozess

Drei Stufen mit festen Abständen – statt Mahnen nach Gefühl.

Das Tool rechnet je Rechnung den nächsten Schritt und das Datum, ab dem er fällig ist. Die Abstände stellen Sie einmal ein.

3 Tage nach Fälligkeit

Zahlungserinnerung

Freundlich, mit Rückfrage – vielleicht ist die Rechnung nur hängen geblieben.

10 Tage danach

1. Mahnung

Klar, mit Frist und Gesprächsangebot. Auf Wunsch mit indikativen Verzugszinsen.

10 Tage danach

Letzte Mahnung

Bestimmt, mit Frist und Hinweis auf die weiteren Schritte.

14 Tage danach

Gespräch

Telefon vor Papier – mit Leitfaden, Teilzahlungsvorschlag und Ratenbestätigung.

Sonderfälle stoppen den Mahnlauf: Reklamiert ein Kunde, setzen Sie „Bestritten“ – dann heißt der nächste Schritt „Reklamation klären“. Ratenvereinbarung und Übergabe an eine Fachberatung haben eigene Status. Jedes Schreiben enthält ein konkretes Datum, nie „zeitnah“.

Das Excel-Tool

Start + 7 Blätter – vom Abschlagsplan bis zum Kontostand.

Sie tragen Projekte, Rechnungen und Zahlungseingänge ein. Ampeln, Mahnstufen, Termine, Schreiben und Liquidität rechnet das Tool. Mit Beispieldaten, deren Datumswerte mit dem heutigen Tag mitlaufen.

1Einstellungen – Land, Zahlungsziel, Mahnabstände, Zinsen, Ampel-Schwellen und vier Plan-Vorlagen.
2Kunden – 30 Kunden mit Sie/du, Zahlungsziel, Bonitäts-Check aus fünf Fragen und Ø Zahlungsverzug.
3Abschlagsplan – 20 Projekte, 120 Meilensteine, ungedeckte Vorleistung mit Ampel.
4Offene Posten – 150 Rechnungen mit Teilzahlungen, Ampel, nächstem Mahnschritt und indikativen Zinsen.
5Schreiben – Rechnung wählen, das passende Schreiben steht fertig da, mit E-Mail-Link.
6Liquidität – 13 Wochen Plan und vorsichtig, Reichweite und Zahlungsziel-Hebel.
7Report – 8 Kennzahlen mit Ampel, Wochenliste, Top-5-Kunden und 2 Grafiken.

So rechnet das Tool

Drei Zahlen, die Ihr Kontoauszug nicht zeigt.

Nachvollziehbar statt geschätzt – jede Formel steht in der SOP, jede Schwelle ist änderbar.

1

Ungedeckte Vorleistung

Auftragssumme × Fertigstellungsgrad − bereits abgerechnet. Das ist Leistung, die Sie dem Kunden zinslos vorstrecken. Ab 10 % der Auftragssumme Gelb, ab 25 % Rot.

2

Geld beim Kunden

Offene Posten ÷ Jahresumsatz pro Tag – wie viele Tage Umsatz gerade beim Kunden liegen. Ab 30 Tagen Gelb, ab 45 Rot.

3

Liquidität vorsichtig

Alle Eingänge 14 Tage später, Rot-Posten zur Hälfte nicht eingehend. Zeigt diese Rechnung eine Woche im Minus, haben Sie Zeit zu handeln.

Zahlungsziel-Hebel: Das Tool rechnet, wie viel Kapital Ihr heutiges Zahlungsziel plus Ø Verzug bindet und was ein kürzeres Ziel freisetzen würde – mit den Finanzierungskosten pro Jahr. Ein Rechenmodell auf Basis Ihrer Eingaben, keine Prognose.

Was ist enthalten

3 Bausteine, die ineinandergreifen.

Die SOP erklärt Vorgehen und Rechtsrahmen, das Excel-Tool rechnet und steuert, die Textbausteine liefern die Worte.

1

Excel-Tool: Start + 7 Blätter

Einstellungen, Kunden, Abschlagsplan, Offene Posten, Schreiben, Liquidität und Report. Eingabehinweise an jedem gelben Feld, Auswahllisten, Blattschutz ohne Passwort, druckfertig eingerichtet.

2

Notion-SOP: 6 Module

Zahlungsbedingungen vor dem Auftrag, Abschlagsplanung, Rechnungsstellung, wöchentliches Monitoring, Mahnprozess mit RACI und Verzugsregeln DE/AT/CH, Kundenbonität und Vorauszahlung.

3

10 Textbausteine

Anschreiben zur Abschlagsrechnung, Erinnerung, 1. und letzte Mahnung, Reklamation, Teilzahlung, Ratenbestätigung, Gesprächsangebot, Eingangsbestätigung und Telefonleitfaden.

Grenzen: keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung; Verzugszinsen und Pauschalen nur indikativ. Nicht abgebildet sind gerichtliches Mahnverfahren, Betreibung und Inkasso, Insolvenzfragen, VOB/B, ÖNORM B 2110, SIA 118, die Honorarermittlung nach HOAI und umsatzsteuerliche Fragen.

Der Workflow

Einmal einrichten, dann 15 Minuten pro Woche.

Einmalig · 20 Min.

Einrichten

  1. 1Land und Fristen
  2. 2Kunden mit Bonitäts-Check
Bei Projektstart

Abschläge planen

  1. 3Plan-Vorlage wählen
  2. 4Meilensteine anlegen
Jeden Montag · 15 Min.

Steuern

  1. 5Zahlungen erfassen
  2. 6Wochenliste abarbeiten
Einmal im Monat

Vorausschauen

  1. 7Kontostand eintragen
  2. 813 Wochen prüfen

Einmalzahlung, kein Abo

Forderungs- und Abschlags-Kit

70,21 € einmalig, inkl. USt.

Bruttopreis inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer (in Deutschland 19 %, entspricht 59,00 € netto) · Sofort-Download nach der Zahlung

  • Excel-Tool: Start + 7 Blätter, ohne Makros
  • Notion-SOP mit 6 Modulen zum Duplizieren
  • 10 Textbausteine als PDF, 5 davon im Excel automatisch ausgefüllt
  • Verzugsregeln für DE, AT und CH, Stand 10/2026
  • Nutzung im eigenen Unternehmen ohne Nutzerbegrenzung
  • 14 Tage Rückgabe
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Der Kauf wird über Digistore24 abgewickelt. Die verfügbaren Zahlungsarten sehen Sie im Bestellformular.

FAQ

Häufige Fragen

Ersetzt das Kit meine Buchhaltungssoftware?

Nein. Rechnungen schreiben Sie weiter mit Ihrem Programm. Das Kit übernimmt, was dort meist fehlt: Abschläge je Projekt planen, offene Posten mit Ampel und Mahnschritt steuern, Schreiben erzeugen und die Liquidität vorausschauen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Rund 20 Minuten für Einstellungen und Kunden. Danach je Rechnung eine Zeile und je Projekt ein Abschlagsplan. Die Wochenroutine dauert etwa 15 Minuten.

Darf ich Verzugszinsen und eine Pauschale verlangen?

Zwischen Unternehmen in der Regel ja – Höhe und Beginn hängen vom Land, vom Vertrag und vom Einzelfall ab. Das Tool rechnet beides indikativ für DE, AT und CH und weist es auf Wunsch in der Mahnung aus. Die SOP erklärt die Regeln; eine Rechtsberatung ersetzt sie nicht.

Wir haben Kunden in Österreich und der Schweiz. Geht das?

Ja. Mit dem Land stellen sich Währung, Umsatzsteuersatz, Verzugszins und Pauschale um. Die SOP zeigt die Unterschiede beim Verzugsbeginn und bei Abschlägen je Land.

Wir siezen manche Kunden und duzen andere. Passt das?

Ja. Sie legen die Anrede je Kunde fest, das Tool erzeugt jedes Schreiben passend in Sie- oder Du-Form. Die Textbausteine im PDF stehen in der Sie-Form.

Mit welchen Programmen läuft das Excel-Tool?

Mit Microsoft Excel ab 2016, Microsoft 365 und LibreOffice Calc. Die Datei nutzt keine Makros, der Blattschutz hat kein Passwort.

Brauche ich einen bezahlten Notion-Account?

Nein. Ein kostenloser Notion-Account reicht, um die SOP zu duplizieren. Das Excel-Tool läuft unabhängig davon.

Welche Dateien erhalte ich?

Nach der Zahlung erhalten Sie das Excel-Tool, die Textbaustein-Bibliothek als PDF und eine PDF mit dem Zugang zur Notion-Anleitung zum Download.

Gibt es ein Rückgaberecht?

Ja. Innerhalb von 14 Tagen nach dem Kauf können Sie eine Erstattung anfordern, auch als Unternehmen. Die Abwicklung läuft über Digistore24, gesetzliche Rechte bleiben unberührt. Fragen vor dem Kauf beantworte ich gern unter info@processhub-studio.com.

Behalte jede offene Rechnung im Blick.

Rechnungen und Abschläge eintragen – ab dann wissen Sie jeden Montag, welcher Abschlag zu stellen ist, wer gemahnt wird und wie Ihr Konto in 13 Wochen aussieht.

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