Für Agenturen, Ingenieur- und Planungsbüros, Anlagenbau und Beratungen
Kein Projektstart mehr, bei dem Zuständigkeiten im Nebel bleiben.
Client Onboarding & Kick-off führt Sie in 10 Arbeitstagen vom unterschriebenen Auftrag zum ersten Arbeitsergebnis. Das Excel-Tool steuert bis zu 20 Onboardings parallel: Fahrplan in Arbeitstagen, fehlende Zugänge mit Eskalationsstufe und fertige E-Mails vom Willkommen bis zum Follow-up.
Das Problem
Die teuersten Fehler passieren in den ersten zwei Wochen.
Nicht im Projekt selbst, sondern davor: Zusagen gehen bei der Übergabe verloren, Zugänge fehlen, und im Kick-off entscheidet niemand. Die Folgen zahlen Sie später als Nacharbeit und Kulanz.
- Der Vertrieb hat etwas zugesagt – die Projektleitung erfährt es erst im Kick-off.
- AVV, Lieferantennummer und Rechnungsformat werden nachgereicht, die erste Rechnung hängt.
- Zugänge kommen per E-Mail, zu spät oder gar nicht – und niemand fasst nach.
- Das Kick-off endet ohne benannten Entscheider und ohne Regel für Zusatzwünsche.
- Übergabeprotokoll mit 10 Fragen, bevor die Projektleitung vor dem Kunden sitzt.
- Vertrag, AVV-Entscheidung und Rechnungsdaten inklusive E-Rechnung sind an Tag 2 geklärt.
- Jeder fehlende Zugang hat eine Frist, eine Eskalationsstufe und einen Namen, der handelt.
- Decision Log mit Entscheider, Freigabeweg und Frist für jedes Nachtragsangebot.
Einblick
So sieht das Tool aus – Blatt für Blatt.
Echte Ansichten aus der Datei, die Sie herunterladen. Alle Zahlen sind Beispielwerte, die Sie mit Ihren eigenen überschreiben.
Für wen
Für jedes Unternehmen, das in Projekten arbeitet.
5 bis 50 Leute, mehrere neue Aufträge im Quartal. Checklisten und Fragebogen haben Module für technische Projekte, Beratung und Marketing.
Agenturen & Beratungen
Zugänge zu CMS, Analytics und Werbekonten sicher übernehmen, Ziele und Erfolgskriterien im Kick-off festhalten.
Ingenieur- & Planungsbüros
Planaustausch, Dateiformate und Revisionsstände früh klären, Bestandsunterlagen mit Frist anfordern, Freigabeweg benennen.
Anlagenbau & technische Dienstleister
Lieferantenanlage, VPN, Werkszugang und Sicherheitsunterweisung rechtzeitig anstoßen, Sicherheitsnachweise des Kunden einplanen.
Der Ablauf
4 Phasen, 12 Schritte, Tag 0 bis 10.
Jeder Schritt mit Ziel, Ablauf, Regel und Verantwortlichem. Tage zählen als Arbeitstage ab Auftragserteilung, die Vorbereitung rechnet vom Kick-off-Termin zurück.
Vertrag, Datenschutz & Kundenakte
- 1.1Vertrag & Leistungsbeschreibung
- 1.2Datenschutz klären, AVV
- 1.3Kundenakte & Rechnungsdaten
IT-Setup & Zugänge
- 2.1Kundendatenraum einrichten
- 2.2Zugänge sicher übertragen
- 2.3Projekt-Board & Team
Kick-off-Vorbereitung
- 3.1Willkommens-Mail & Fragebogen
- 3.2Kommunikationsregeln
- 3.3Übergabe & Einladung
Kick-off & Projektstart
- 4.1Kick-off mit Agenda-Raster
- 4.2Protokoll & Decision Log
- 4.3Follow-up & Abschluss-Check
Das Excel-Tool
Start + 7 Blätter – alle Onboardings in einer Datei.
Sie tragen Auftrag, Projektstart und Team ein und pflegen Status und Eingänge. Den Rest rechnet das Tool: Stufe, Soll-Termine mit Ihren Feiertagen, Verantwortliche aus der RACI, Ampeln, Eskalation und E-Mail-Texte. Mit Beispieldaten, deren Termine mit dem heutigen Tag mitlaufen.
| Kunde | Stufe | Fortschritt | Ampel |
|---|---|---|---|
| Hanse Fördertechnik | L | 87 % | Zugänge Stufe 2 |
| Weber & Partner | M | 17 % | 1 Schritt überfällig |
| Muster AG | S | 0 % | im Plan |
2
1
2
| Zugang / Unterlage | Verzug | Status |
|---|---|---|
| Geheimhaltung | 6 AT | Stufe 2 – Hinweis |
| VPN-Zugang | 4 AT | Stufe 1 – nachfassen |
| Fragebogen | – | erhalten |
So arbeitet das Tool
Drei Dinge, die Sie nicht mehr im Kopf behalten müssen.
Wie gründlich?
Aus Auftragswert, Laufzeit, Folgeauftrag und Besonderheiten empfiehlt das Tool Stufe S, M oder L. Schritte, die entfallen, werden grau; ist ein AVV nötig, wird der Datenschutz-Schritt immer Pflicht.
Wann ist was fällig?
Vertragsschritte zählen ab dem Projektstart, die Vorbereitung rechnet vom Kick-off zurück. Verschieben Sie den Kick-off, planen sich Einladung, Fragebogen und Follow-up neu – in Arbeitstagen, mit Ihren Feiertagen.
Wer muss jetzt handeln?
Fehlt ein Zugang, steigt die Eskalation mit dem Verzug: Stufe 1 fasst die Projektleitung nach, Stufe 2 schreibt der Vertrieb, Stufe 3 entscheidet die Geschäftsführung. Die passende E-Mail liegt fertig in der Projektmappe.
Was ist enthalten
4 Bausteine für einen sauberen Projektstart.
Alles auf Deutsch, für Deutschland, Österreich und die Schweiz aufbereitet und sofort nutzbar.
Notion-SOP: 4 Phasen, 12 Schritte
Fall-Weiche für Onboarding-Tiefe und Vertragstyp, RACI-Matrix mit Soll-Terminen, jeder Schritt mit Ziel, Ablauf und Regel, drei Zusatzschritte für große Projekte, Risikomatrix mit 5 Risiken und dreistufiger Eskalation.
Excel-Tool: Start + 7 Blätter
Einstellungen, Projekte, Onboarding-Plan, Zugänge, Decision Log, Projektmappe mit E-Mail-Generator und Report. Eingabehinweise an jedem gelben Feld, Auswahllisten, Blattschutz ohne Passwort, druckfertig eingerichtet.
Checklisten & Vorlagen
Checkliste Zugänge & Unterlagen mit 9 Bereichen, Übergabe Vertrieb → Projekt mit 10 Fragen, Onboarding-Fragebogen mit Branchenmodulen, Kick-off-Protokoll mit Decision Log.
6 Textbausteine
Willkommen, Einladung zum Kick-off, Erinnerung an offene Punkte, Hinweis auf Verzug, Follow-up nach dem Kick-off – im Excel automatisch ausgefüllt, in Sie oder du – plus eine Klausel zur Auftragsverarbeitung.
Einmalzahlung, kein Abo
Client Onboarding & Kick-off
46,41 € einmalig, inkl. USt.
Bruttopreis inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer (in Deutschland 19 %, entspricht 39,00 € netto) · Sofort-Download nach der Zahlung
- Notion-SOP: 4 Phasen, 12 Schritte, Fall-Weiche S/M/L
- Excel-Tool: Start + 7 Blätter für bis zu 20 Onboardings, auch in Google Sheets nutzbar
- Checklisten, Fragebogen und Kick-off-Protokoll
- 6 Textbausteine, im Excel automatisch ausgefüllt
- Nutzung im eigenen Unternehmen ohne Nutzerbegrenzung
- 14 Tage Rückgabe
Der Kauf wird über Digistore24 abgewickelt. Die verfügbaren Zahlungsarten sehen Sie im Bestellformular.
FAQ
Häufige Fragen
Wie viel Aufwand ist die Einrichtung?
Einmalig rund 15 Minuten für Team, Land und Fristen. Je neuem Auftrag eine Zeile in den Projekten – ab dann pflegen Sie nur Status, Eingänge und das Decision Log.
Wie nutze ich das für mehrere Kunden gleichzeitig?
In einer Datei. Das Excel-Tool führt bis zu 20 Onboardings parallel, der Report zeigt, wo es hakt. Abgeschlossene Projekte können Sie in eine Archivkopie übernehmen und die Zeilen neu belegen.
Ist das für kleine Aufträge nicht zu aufwendig?
Dafür gibt es die Onboarding-Tiefe S: Bei Folgeaufträgen und kleinen Aufträgen bleiben 7 Pflichtschritte, das Kick-off ist ein 30-Minuten-Call. Das Tool markiert die übrigen Schritte als optional.
Passt das auch ohne Marketing-Zugänge, z. B. für ein Ingenieurbüro?
Ja. Die Checkliste deckt Plan- und Konstruktionsdaten, Kunden- und Lieferantenportale, Remote-Zugriff und Vor-Ort-Einsätze ab. Was Sie nicht brauchen, streichen Sie; eigene Bereiche ergänzen Sie in den Einstellungen.
Wir siezen unsere Kunden. Passen die E-Mails?
Ja. Die Textbausteine in der SOP stehen in der Sie-Form, das Excel-Tool erzeugt jede E-Mail wahlweise mit Sie oder du – als Standard oder je Projekt.
Funktioniert das Excel-Tool in Google Sheets?
Ja. Datei hochladen und in Google Sheets öffnen – Formeln, Auswahllisten und Ampeln funktionieren. Die Datei nutzt keine Makros. In Excel ab Version 2019 oder Microsoft 365.
Enthält das Paket einen fertigen AVV?
Nein. Die SOP zeigt, wann ein AVV nötig ist und was hineingehört, und enthält eine Klausel für Vertrag oder Angebot. Den AVV selbst nehmen Sie aus Ihrer eigenen Vorlage oder lassen ihn prüfen. Das Paket ist eine Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung.
Brauche ich einen bezahlten Notion-Account?
Nein. Ein kostenloser Notion-Account reicht, um die SOP zu duplizieren und zu bearbeiten.
Welche Dateien erhalte ich?
Nach der Zahlung erhalten Sie den Excel-Planer und eine PDF mit dem Zugang zur Notion-Anleitung zum Download.
Gibt es ein Rückgaberecht?
Ja. Innerhalb von 14 Tagen nach dem Kauf können Sie eine Erstattung anfordern, auch als Unternehmen. Die Abwicklung läuft über Digistore24, gesetzliche Rechte bleiben unberührt. Fragen vor dem Kauf beantworte ich gern unter info@processhub-studio.com.
Starten Sie das nächste Projekt mit klaren Zuständigkeiten.
SOP duplizieren, Team eintragen – ab dann beginnt jeder Auftrag nach demselben Ablauf, und Sie sehen jeden Tag, was fällig ist.
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