Für projektgetriebene Unternehmen

Kein Angebot mehr, das im Nichts verschwindet.

Das Angebots- & Proposal-System führt Sie von der ersten Anfrage bis zur Unterschrift – mit Lead-Scoring, sauberer Leistungsabgrenzung, drei Preisvarianten mit Margen-Ampel, einem Nachfass-Rhythmus, der Ihnen jede Woche sagt, wer dran ist, und fertigen Formulierungen für jeden Einwand.

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Notion-SOPExcel-Tracker24 Textbausteine
Cover: Angebots- & Proposal-System – Notion-SOP mit 8 Modulen, Excel-Tracker mit Nachfass-Cockpit, Word-Angebotsvorlage und 24 Textbausteine

Einblick in die Blätter und die Word-Vorlage

Von der Anfrage bis zur Unterschrift✦8 Module · Excel mit 6 Blättern · 24 Textbausteine✦Nachfass-Ampel mit nächster Aktion✦Drei Varianten statt eines Preises✦Rabatt nur gegen Gegenleistung✦Rechtsgrundlagen für DE · AT · CH✦

Das Problem

Zwischen Anfrage und Unterschrift geht die meiste Marge verloren.

Nicht im Projekt selbst, sondern davor: Angebote für die falschen Anfragen, ein weicher Leistungsumfang, Nachlässe ohne Gegenleistung – und nach dem Versand passiert nichts mehr. Die Folgen zahlen Sie später als Scope Creep und Kulanz.

Ohne System
  • Jedes Angebot entsteht von Grund auf neu – vier bis acht Stunden pro Stück, auch für Anfragen, die nie eine Chance hatten.
  • „Nicht enthalten“, Annahmen und Mitwirkung fehlen. Was der Kunde erwartet, klärt erst der Streit im Projekt.
  • „Zu teuer“ endet mit einem Nachlass, für den Sie nichts bekommen.
  • Nach dem Versand warten Sie, bis sich der Kunde meldet. Die Gewinnquote kennt niemand.
Mit dem Angebots- & Proposal-System
  • Lead-Scoring mit fünf Kriterien entscheidet vor dem ersten Wort, ob sich ein Angebot lohnt.
  • Vier-Block-Logik: Enthalten, Nicht enthalten, Annahmen, Mitwirkung – mit Ausschlusslisten je Branche.
  • Drei Varianten mit Margen-Ampel gegen Ihren Kostensatz. Rabatt nur gegen Gegenleistung, der Tracker prüft das.
  • Vier Nachfass-Stufen an Tag 2, 7, 12 und 21 – der Tracker nennt die nächste Aktion und schreibt die passende E-Mail gleich mit.

Einblick

So sieht der Tracker aus – Blatt für Blatt.

Echte Ansichten aus den Dateien, die Sie herunterladen: der Excel-Tracker mit Beispielwerten, die Sie mit Ihren eigenen überschreiben, und die Word-Angebotsvorlage mit Platzhaltern.

1_Einstellungen: Kosten- und Listensatz je Rolle mit Bewertung, Preis-, Rabatt- und Freigaberegeln und die Nachfass-Kadenz in vier Stufen mit Textbaustein.
1_Einstellungen – Kosten- und Listensatz je Rolle mit Bewertung, Preis-, Rabatt- und Freigaberegeln und die Nachfass-Kadenz in vier Stufen mit Textbaustein.
2_Pipeline: Jeder Vorgang eine Zeile: Lead-Score und Priorität, Angebotswert, kalkulierte Marge, Forecast, Status, nächste Aktion mit Vorlage und Ampel.
2_Pipeline – Jeder Vorgang eine Zeile: Lead-Score und Priorität, Angebotswert, kalkulierte Marge, Forecast, Status, nächste Aktion mit Vorlage und Ampel.
3_Cockpit: Der 15-Minuten-Termin pro Woche: offene Vorgänge nach Dringlichkeit mit nächster Aktion und Fälligkeit, dazu die Wiedervorlagen.
3_Cockpit – Der 15-Minuten-Termin pro Woche: offene Vorgänge nach Dringlichkeit mit nächster Aktion und Fälligkeit, dazu die Wiedervorlagen.
4_Varianten: Basis, Standard und Komfort aus denselben Positionen: Preis, Deckungsbeitrag, Marge, effektiver Stundensatz, Rabattspielraum und Zahlungsplan.
4_Varianten – Basis, Standard und Komfort aus denselben Positionen: Preis, Deckungsbeitrag, Marge, effektiver Stundensatz, Rabattspielraum und Zahlungsplan.
5_Anschreiben: Vorgang wählen: Die passende Vorlage aus der Textbaustein-Bibliothek erscheint mit Kunde, Nummer und Fristen – in Sie- oder Du-Form.
5_Anschreiben – Vorgang wählen: Die passende Vorlage aus der Textbaustein-Bibliothek erscheint mit Kunde, Nummer und Fristen – in Sie- oder Du-Form.
6_Report: Gewinnquote, Umsatz, Nachlassquote, Forecast und Durchlaufzeiten mit Ampel, dazu Trichter, Auswertung je Leistungsart, Ablehnungsgründe, Quellen und Grafiken.
6_Report – Gewinnquote, Umsatz, Nachlassquote, Forecast und Durchlaufzeiten mit Ampel, dazu Trichter, Auswertung je Leistungsart, Ablehnungsgründe, Quellen und Grafiken.
Word: Die Angebotsvorlage mit 9 Abschnitten – von Ausgangslage und Leistungsumfang über die Investition in drei Varianten bis zu den Konditionen.
Word – Die Angebotsvorlage mit 9 Abschnitten – von Ausgangslage und Leistungsumfang über die Investition in drei Varianten bis zu den Konditionen.

Für wen

Für jedes Unternehmen, das Projekte anbietet.

Der Prozess ist branchenneutral. Leistungsarten, Fragenkatalog, Abnahmekriterien und Ausschlusslisten gibt es in drei Branchen-Varianten – der Excel-Tracker schaltet per Preset um.

1

Agenturen & Beratungen

Korrekturschleifen, Inhalte und Freigaben sauber abgrenzen, Retainer und Projekte in einer Pipeline führen.

2

Ingenieur- & Planungsbüros

Leistungsphasen und Bestandsunterlagen im Scoping klären, Leistungen Dritter ausschließen, Honorarvereinbarung in Textform nach HOAI nicht vergessen.

3

Anlagenbau & technische Dienstleister

Bauseitige Leistungen, Schnittstellen und Abnahme per Leistungstest festhalten, Fremdleistungen und Material mit Aufschlag kalkulieren.

Auch als Ein-Personen-Unternehmen: Die Rollen aus Modul 0 fallen auf Sie zusammen, der Ablauf bleibt derselbe. Gerade ohne Vertriebsteam hält die Nachfass-Ampel die Fristen im Blick.

Der Ablauf

8 Module von der Anfrage bis zur Übergabe.

Jedes Modul mit Ziel, Zeitbedarf, Checkliste und klarer Entscheidungsregel. Modul 0 legt einmalig Ihre Rahmenparameter fest.

Modul 1

Anfrage-Qualifizierung

  1. 1.2Fragenkatalog + Branchenfragen
  2. 1.3Lead-Scoring, Go/No-Go
  3. 1.4Ausschlusskriterien
Modul 2

Bedarfsanalyse & Scoping

  1. 2.160-Minuten-Agenda
  2. 2.2Messbare Abnahmekriterien
  3. 2.4Annahmen dokumentieren
Modul 3

Leistungsabgrenzung

  1. 3.1Vier-Block-Logik
  2. 3.2Ausschlusslisten je Branche
  3. 3.3Änderungsverfahren
Modul 4

Preisstrategie

  1. 4.1Abrechnungsmodell wählen
  2. 4.2Drei Varianten, Margen-Ampel
  3. 4.4Rabatt nur gegen Gegenleistung
Modul 5

Angebot erstellen

  1. 5.19 Abschnitte + „Auf einen Blick“
  2. 5.3Ergebnis statt Tätigkeit
  3. 5.4Prüfliste vor Versand
Modul 6

Versand & Übergabe

  1. 6.1Besprechen statt verschicken
  2. 6.330-Minuten-Ablauf
  3. 6.4Preis nicht rechtfertigen
Modul 7

Nachfassen & Einwände

  1. 7.1Kadenz Tag 2 · 7 · 12 · 21
  2. 7.4Sieben Einwände
  3. 7.5Nachverhandlungs-Matrix
Modul 8

Abschluss & Analyse

  1. 8.1Auftragsbestätigung, Übergabe
  2. 8.2Verlustanalyse
  3. 8.3Quartalsauswertung

Der Excel-Tracker

Sie tragen Datum und Stufe ein. Der Tracker sagt Ihnen, wer heute dran ist.

Jede Anfrage bekommt eine Zeile – ab dem ersten Kontakt. Vor dem Versand überwacht die Ampel Ihr zugesagtes Angebotsdatum, danach die Nachfass-Stufen und die Gültigkeit.

1Einstellungen – Land und Währung (€/CHF), Kosten- und Listensatz je Rolle, Rabatt- und Freigabegrenzen, Nachfass-Tage, Branchen-Presets.
2Pipeline – 100 Vorgänge, Lead-Scoring mit 5 Kriterien, nächste Aktion mit Fälligkeit, Ampel und Prüfhinweis.
3Nachfass-Cockpit – offene Vorgänge nach Dringlichkeit, Volumen, Forecast und fällige Wiedervorlagen.
4Varianten-Kalkulation – Basis/Standard/Komfort mit Rollen und Fremdleistungen, Marge, Rabattspielraum und Freigabe-Hinweis.
5E-Mail-Generator – Angebots-Nr. wählen, die passende Vorlage erscheint ausgefüllt, in der Sie- oder du-Form.
6Report – acht Kennzahlen mit Ampel, Gesamteinschätzung und drei Diagramme, druckfertig auf einer Seite.

Was ist enthalten

4 Bausteine, die ineinandergreifen.

Die SOP verweist auf Tracker, Vorlage und Textbausteine – und umgekehrt. Alles auf Deutsch, für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

1

Notion-SOP mit 8 Modulen

Plus Modul 0 für Ihre Rahmenparameter. Fragenkatalog und Ausschlusslisten in drei Branchen-Varianten, Abnahmekriterien mit Beispielen, Rabattregeln, Nachfass-Kadenz, Übergabeliste ans Onboarding.

2

Excel-Angebotstracker mit 6 Blättern

Einstellungen, Pipeline, Nachfass-Cockpit, Varianten-Kalkulation, E-Mail-Generator und Report – plus Startseite mit Anleitung. Mit Beispieldaten, die beim ersten Öffnen zeigen, wie alles zusammenspielt. Jedes Blatt druckfertig.

3

Word-Angebotsvorlage

Deckblatt, eine Seite „Auf einen Blick“ für Gremien und 9 Abschnitte in der Lesereihenfolge von Entscheidern – mit Drei-Varianten-Preistabelle, Zahlungsplan, Abnahme und den Blöcken, die die meisten Angebote weglassen.

4

24 Textbausteine

Antwort auf Anfragen, Einladung zum Scoping, Anschreiben, vierstufige Nachfass-Sequenz, Reaktivierung, sieben Einwände, Nachverhandlung, Auftragsbestätigung, Verlustanalyse.

Mit Rechtsgrundlagen für DE/AT/CH – keine Rechtsberatung. Die SOP ordnet Bindefrist, Abnahme, Kostenanschlag bei Zeit & Material, Honorarvereinbarung nach HOAI und kaufmännisches Bestätigungsschreiben ein (Rechtsstand 09/2026). Nicht abgedeckt sind VOB/B, die Honorarermittlung nach HOAI und öffentliche Vergabeverfahren.

Einmalzahlung, kein Abo

Angebots- & Proposal-System

70,21 € einmalig, inkl. USt.

Bruttopreis inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer (in Deutschland 19 %, entspricht 59,00 € netto) · Sofort-Download nach der Zahlung

  • Notion-SOP mit 8 Modulen zum Duplizieren
  • Excel-Angebotstracker mit 6 Blättern, E-Mail-Generator und Report
  • Word-Angebotsvorlage mit 9 Abschnitten
  • Textbaustein-Bibliothek mit 24 Formulierungen (PDF)
  • Rechtsgrundlagen für DE/AT/CH, Rechtsstand 09/2026
  • Nutzung im eigenen Unternehmen ohne Nutzerbegrenzung
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Der Kauf wird über Digistore24 abgewickelt. Die verfügbaren Zahlungsarten sehen Sie im Bestellformular.

FAQ

Häufige Fragen

Brauche ich einen bezahlten Notion-Account?

Nein. Ein kostenloser Notion-Account reicht, um die SOP zu duplizieren und zu bearbeiten. Tracker und Vorlage laufen unabhängig davon in Excel bzw. Word.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Rund 45 Minuten für Modul 0: Branchen-Preset wählen, Kosten- und Listensatz je Rolle, Gültigkeitsdauer und Freigabegrenzen eintragen. Danach führen Sie das nächste reale Angebot einmal komplett durch die Module – kein Großprojekt.

Passt das für ein Ingenieur- oder Planungsbüro?

Ja. Fragenkatalog, Abnahmekriterien und Ausschlusslisten haben eine eigene Variante für Planungsleistungen, der Tracker ein passendes Preset. Die SOP erinnert an die Honorarvereinbarung in Textform nach HOAI – die Honorarermittlung selbst (Honorarzonen, Tafelwerte) ist nicht Teil des Systems.

Und für den Anlagenbau mit Material und Fremdleistungen?

Die Varianten-Kalkulation trennt eigene Stunden von Fremdleistung, Material und Reisekosten, rechnet den Aufschlag und prüft den Deckungsbeitrag. Die SOP hat Ausschlusslisten für bauseitige Leistungen und Beispiele für Abnahmen per Leistungstest. VOB/B-Verträge deckt das System bewusst nicht ab.

Wie grenzt sich das von einem Kalkulations-Tool ab?

Eine Kalkulation beantwortet, was ein Projekt Sie intern kostet. Dieses System beantwortet die Frage davor und danach: Wie wird aus einer Anfrage ein sauber abgegrenztes Angebot – und daraus eine Entscheidung? Die Varianten-Kalkulation prüft Ihre Verkaufspreise gegen den Kostensatz, den Sie aus Ihrer Vollkostenrechnung eintragen.

Schreibt der Tracker die Nachfass-Mails?

Er bereitet sie vor. Sie wählen die Angebotsnummer, der Tracker nimmt die Vorlage zum aktuellen Stand – Anschreiben, Nachfass-Stufe, Wiedervorlage, Auftragsbestätigung oder Reaktion auf eine Absage – und setzt Ansprechpartner, Nummer und Gültigkeitsdatum ein, in der Sie- oder du-Form. Was nur Sie wissen können, bleibt als Platzhalter in eckigen Klammern stehen; der Tracker zählt sie, bis keiner mehr offen ist.

Läuft der Tracker auch ohne Microsoft Excel?

Ja, in LibreOffice Calc funktionieren alle Formeln, Dropdowns und Ampeln. Die Datei nutzt keine Makros und keine Funktionen, die nur neue Excel-Versionen kennen. Beträge rechnet sie in Euro oder – für die Schweiz – in Franken.

Kann ich die Formulierungen einfach übernehmen?

Als Arbeitsgrundlage ja – das System ist aber keine Rechtsberatung. Die Muster zu Bindefrist, Mitwirkung, Änderungsverfahren und Abnahme orientieren sich an der Rechtslage in DE/AT/CH. Lassen Sie Ihre finalen Standardtexte einmal prüfen, danach nutzen Sie sie dauerhaft.

Welche Dateien erhalte ich?

Nach der Zahlung erhalten Sie den Excel-Tracker, die Word-Angebotsvorlage, die Textbaustein-Bibliothek als PDF und eine PDF mit dem Zugang zur Notion-Anleitung zum Download.

Gibt es ein Rückgaberecht?

Ja. Innerhalb von 14 Tagen nach dem Kauf können Sie eine Erstattung anfordern, auch als Unternehmen. Die Abwicklung läuft über Digistore24, gesetzliche Rechte bleiben unberührt. Fragen vor dem Kauf beantworte ich gern unter info@processhub-studio.com.

Ihr nächstes Angebot geht strukturiert raus.

Einmal einrichten, dann bei jeder Anfrage nutzen – mit klarer Abgrenzung, festen Nachfassterminen und einer Auswertung, die zeigt, woran es wirklich liegt.

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